Việc quản lý tài chính của doanh nghiệp sẽ trở nên hiệu quả hơn bằng cách ứng dụng công nghệ quản trị tài chính. Vậy thế nào là một phần mềm quản trị tài chính ưu việt? Bài viết này sẽ chỉ ra 5 tiêu chí cần thiết cung cấp cho bạn cơ sở để lựa chọn cho mình hệ thống quản lý tài chính phù hợp nhất.
"chọn hệ thống mà bạn có toàn quyền điều khiển"
Một hệ thống tài chính kế toán thiếu linh hoạt sẽ làm tiêu tốn của bạn nhiều tiền bạc hơn là bạn tưởng tượng. Sự phức tạp và thiếu những tính năng xử lý dữ liệu thông tin đặt bạn vào thế bị động với những chức năng ít ỏi và hạn chế. Trong thời đại của công nghệ ngày nay, các giám đốc tài chính cần một hệ thống tài chính kế toán đa năng, linh hoạt cho phép họ nắm quyền kiểm soát các chức năng mà họ muốn để vận hành công việc một cách hiệu quả nhất. Nhiều doanh nghiệp hoạt động ở Việt Nam, từ các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài đều đã và đang có ý định đầu tư vào những phần mềm tài chính kế toán này. Tuy nhiên, để lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với điều kiện và yêu cầu của doanh nghiệp là không đơn giản. Qua kinh nghiệm thực tiễn, năm tiêu chí được rút ra nhằm định hướng cho các giám đốc tài chính trong việc lựa chọn phần mềm mà bao gồm:
1. Khả năng thích ứng
Trong thời điểm hiện tại, nhu cầu về phần mềm quản trị tài chính kế toán ở Việt Nam là rất lớn. Nền kinh tế thế giới và Việt Nam đang có nhiều biến động và thay đổi dẫn đến nhu cầu này. Nguyên nhân có thể kể đến như: toàn cầu hóa, hội nhập kinh doanh quốc tế, hay những thay đổi về công nghệ. Là người giữ trách nhiệm quan trọng các nhà quản lý hiểu rằng việc điều chỉnh hệ thống hiện có rất phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc. Do vậy, trước hết, nhà quản lý phải hết sức chủ động và sẵn sàng cho một hệ thống quản lý tài chính ưu việt ngoài thị trường được thiết kể với đủ khả năng giải quyết những thay đổi đó mà không gây ra bất kì một sự xáo trộn nào tới hệ thống hiện tại.
2. Tốc độ
Đối với các nhà quản lý tài chính, thông tin về tình hình hoạt động và tài chính của doanh nghiệp mình là cực kì quan trọng. Chất lượng và thời điểm mà bạn có thông tin đó quyết định khả năng thành công và phát triển của doanh nghiệp. Một cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác và nhanh chóng sẽ là cơ sở vững chắc cho những quyết định quan trọng để bạn có thể chớp lấy những cơ hội bất ngờ và vượt qua đối thủ cạnh tranh. Để có được những báo cáo cần thiết, hệ thống tài chính kế toán truyền thống cần nhiều thời gian và nhân lực để tra cứu, tổng hợp và phân tích các dữ liệu này. Khi những báo cáo này tới tay bạn, cơ hội có thể đã vụt qua, hay tệ hơn là đối thủ cạnh tranh của bạn đã kịp xúc tiến trong khi bạn còn đang ngập trong các bản báo cáo. Do đó, một hệ thống tài chính kế toán với nhiều công cụ hỗ trợ là rất cần thiền để giúp bạn dễ dàng truy cập bất kì thông tin nào ở bất kì thời điểm mà bạn cần nó. Và như vậy, bạn sẽ có thể nắm bắt được cơ hội và vượt lên trước đối thủ của mình.
3. Các mã phân tích đi kèm
Liệu hệ thống tài chính kế toán mà bạn đang sử dụng có các chức năng như: trang chủ, bảng điều khiển thông tin, các báo cáo chức năng, hiển thị tiến trình công việc và làm việc thông qua các thiết bị không dây? Đây là những ví dụ của các công cụ phân tích cấp cao đem lại cái nhìn toàn cảnh và chi tiết để bạn có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Ngoài ra, các mã phân tích chức năng cho phép theo dõi các hoạt động tài chính ở nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ, bạn có thể theo dõi các hoạt động theo cấp: đơn vị kinh doanh, bộ phận, sản phẩm, nhà cung ứng, khách hàng, v.v. Hãy nhớ rằng bạn cần tìm cho mình một hệ thống có thể đem lại cái nhìn đầy đủ và sâu sắc nhất theo ý muốn để nó hoạt động phục vụ hiệu quả cho nhu cầu quản lý của bạn.
4. Khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu
Là giám đốc tài chính trong thời kỳ xu hướng toàn cầu hóa, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho việc điều hành doanh nghiệp bên ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia của mình. Tiêu chí này khá quan trọng đối với các doanh nghiệp có ý định mở rộng kinh doanh, khi công việc kinh doanh không còn gói gọn ở một vị trí địa lý như trước đây. Dù ở đâu bạn cũng phải luôn theo dõi các hoạt động liên quan một cách sát sao nhất có thể. Bạn phải tìm ra một hệ thống có thể áp dụng trên phạm vi đa quốc gia với một hạ tầng đơn nhất. Hạ tầng này phải có khả năng hỗ trợ các giao dịch quốc tế như: ngôn ngữ, tiền tệ, thuế, hay các vấn đề liên quan đến chuẩn kế toán địa phương. Hệ thống tài chính kế toán này bắt buộc phải có nhiều chức năng linh hoạt, đồng thời không đòi hỏi nhiều hỗ trợ kĩ thuật để có thể dùng được ở những khu vực địa lý khác nhau.
5. Hỗ trợ từ nhà cung cấp và tầm nhìn chung
Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp là một yếu tố đặc biệt quan trọng. Lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm mà bạn có thể tin tưởng. Những nhà cung cấp IT không chỉ cài đặt cho bạn một hệ thống ưu việt mà còn hỗ trợ bạn với dịch vụ hậu mãi hoàn hảo, từ nguồn lực đa dạng và kinh nghiệm của các chuyên gia cho đến việc hỗ trợ toàn cầu. Thêm vào đó, bạn nên tìm những đối tác có chung tầm nhìn phát triển với công ty của mình, vì bản thân họ cũng luôn tự cập nhật, và phát triển song song với doanh nghiệp của bạn. Như vậy thì công ty của bạn cũng sẽ có cơ hội hưởng lợi từ những tiến bộ mà họ đem lại để phát triển nhanh và mạnh mẽ hơn.
(Sưu tầm)
