Trợ lý giám đốc là bước khởi đầu hoàn hảo đối với những ai muốn khẳng định bản thân mình trong hành trình dài của nghề quản lý.
Câu chuyện từ chiếc đinh ghế...
Có câu chuyện kể rằng một ứng viên nữ thi tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc của một công ty nọ. Khi kết thúc buổi phỏng vấn, không may chiếc đinh ghế trồi lên làm chiếc váy của cô vướng phải và kéo chiếc ghế đổ sầm xuống sàn nhà. Cô có vẻ hơi bối rối về sự cố này, nhưng liếc ngang thấy một hòn đá ở chậu cảnh ở góc phòng, cô liền lấy hòn đá đó để gõ cho chiếc đinh bằng trở lại rồi xin lỗi vị giám đốc và ra về.
Tưởng chừng đó là dấu chấm hết cho cuộc phỏng vấn này, nhưng cô không ngờ hành động của mình đã để lại ấn tượng sâu sắc cho giám đốc và ông quyết định chọn cô làm trợ lý riêng của mình. Có thể thấy vị giám đốc này không chỉ đề cao chuyên môn và những kỹ năng cần có trong công việc của ứng viên mà còn quan tâm đến khả năng độc lập, tự chủ và bình tĩnh trong vô vàn những tình huống của cuộc sống. Nếu cô gái rất giỏi trong lĩnh vực mình thi tuyển nhưng lại xấu hổ đến mức bỏ ra về ngay sau đó, chắc chắn cô sẽ không nhận được sự đánh giá cao từ nhà tuyển dụng.
Trợ lý giám đốc là một công việc phức tạp, đòi hỏi rất nhiều những phẩm chất tốt. Bên cạnh kiến thức tổng quát chuyên môn vững vàng, người trợ lý cần có những phẩm chất cá nhân như sự cẩn thận, khéo léo trong công việc, các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, óc tổ chức tốt...; sức chịu đựng áp lực công việc và đặc biệt nhất là niềm đam mê và tâm huyết với nghề.
Như vậy, người trợ lý là cánh tay phải đắc lực của giám đốc để đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc với mục đích cuối cùng là giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Và chắc chắn rằng, những người trợ lý nhiệt thành sẽ biết cách xử trí như thế nào khi bắt gặp một chiếc đinh ghế ở không đúng chỗ.
Bước chuẩn bị hoàn hảo
“Chúng ta có thể thay đổi sâu sắc cuộc đời bằng một quyết định đơn giản, ít nhất là mở lòng ra đón nhận cái mới,” chị Thùy Liên, giám đốc hai công ty lớn: MaxB - một công ty có tiếng trong lĩnh vực tư vấn thương hiệu, đào tạo, định hướng và nâng cao năng lực lãnh đạo và Prosales - chuyên đào tạo đội ngũ bán hàng có năng lực và tâm huyết. Trước khi đến với vị trí này, chị từng là trợ lý giám đốc cho một công ty phần mềm tư nhân. Khoảng thời gian cùng với công việc này đã rèn luyện cho chị tư duy đa chiều để bắt kịp những xu thế mới, đồng thời giúp chị có được nhiều trải nghiệm khác nhau khi sống trong một môi trường đầy cạnh tranh và áp lực.
Chị Liên nói rằng, nghề trợ lý giám đốc đã giúp chị hoàn thiện con người mình rất nhiều, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp hay xử lý tình huống, vì chị thường xuyên phải gặp gỡ đối tác để sắp xếp công việc. Hơn nữa, từ vị trí ấy chị mới phát hiện ra sở trường của mình là những hoạt động liên quan đến con người - điều đặt nền móng thành công cho chị sau này.
Sau khi công ty phần mềm phá sản, vì tiếc những đơn hàng còn dang dở, không chịu bỏ cuộc, không chịu bằng lòng với cái cũ, chị Liên đã quyết định đầu quân cho MaxB để giải quyết số đơn hàng còn lại, đồng thời với mục đích mở rộng hơn môi trường quảng bá thương hiệu ở Việt Nam. Khởi nghiệp trong hoàn cảnh không lấy gì làm suôn sẻ, nhưng con đường kinh doanh của chị từ đó không ngừng khởi sắc, phải nói rằng nghề trợ lý giám đốc là một bước đệm để chị đưa ra quyết định thành lập công ty riêng vì nó đã chuẩn bị cho chị những điều kiện cần thiết để trở thành một giám đốc thực sự.
Là một trợ lý giám đốc có rất nhiều cái lợi nhưng để thành công phải trải qua vô vàn khó khăn. Mai Anh, từng là trợ lý giám đốc của công ty VINE (một công ty chuyên phân phối rượu vang) kể lại, điều mà cô sợ nhất lúc nào cũng là không quản lý được thời gian, không thể cân bằng giữa công việc và học tập, gia đình, bạn bè...
“Một ngày của mình là sáng tới trường, vừa tan học (lúc 12h) là phải hộc tốc bốc ga chạy thẳng ra bến xe buýt về nhà để ăn qua loa rồi lại tức tốc lên công ty vào 1h. Thật sự rất stress. Rồi làm một mạch đến 5h30. Về nhà làm vài việc đã đến 9h. Không có đủ thời gian làm những việc mình thích nữa. Đôi khi thấy nản kinh khủng vì thấy mình cứ như con thoi giữa một đống công việc mà chẳng ai có thể giúp mình,” Mai Anh nói.
Khi mới bắt đầu công việc này, Mai Anh còn thấy rất khó khăn trong cách điều chỉnh các mối quan hệ vì chưa biết rõ hệ thống nhân sự của công ty, hơn nữa lại sợ mình làm sai điều gì đó để ảnh hưởng đến mọi người. Còn bao nỗi sợ không tên khác như là không hiểu được ý giám đốc, sợ làm phiền lòng đối tác, sợ mình không thể tiếp tục những gì mình đang làm...
Nhưng Mai Anh cũng phải công nhận rằng, làm cho VINE giúp bạn ý mở rộng được tầm nhìn, học cách cân bằng trong cuộc sống và có được kha khá những kinh nghiệm hữu ích cho công việc ổn định sau này.
Lời người trong cuộc
“Đừng ngại mở rộng các mối quan hệ, đừng ngại nói chuyện với ai mà mình cho rằng không thể giúp ích được gì cho mình. Hãy hành động một cách tích cực, bởi điều đó sẽ mang lại những cơ hội không thể ngờ tới” - Đó là điều mà Mai Anh tự hào nhất vì mình đã làm được, bởi chính từ cuộc nói chuyện cởi mở với giám đốc nhân sự VINE thông qua một người bạn quen biết, Mai Anh đã có cơ hội được thử sức mình trong vai trò trợ lý.
Cô còn muốn gửi đến một lời khuyên cho những bạn sinh viên muốn có một công việc trợ lý giám đốc ưng ý, đó là hãy biết giành nhiều thời gian cho gia đình và việc học, cố gắng trau dồi những kỹ năng cần thiết để tránh áp lực khi đi làm (kỹ năng thuyết trình, giao tiếp, ngôn ngữ, ghi nhớ, quản lý thời gian...).
“Quan trọng là mình phải luôn giữ được niềm đam mê và ý chí để vượt qua tất cả những rào cản của công việc” - chị Liên chia sẻ. “Hơn nữa, hãy biết xác định vị thế của mình để biết mình yếu nhất ở điểm nào và tìm cách sửa chữa, cũng như phát huy điểm mạnh và cố gắng hết mình để hòa hoãn với mọi người xung quanh. Khi nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của người khác,chắc chắn mình sẽ có động lực để thực hiện công việc rất vất vả này”.
(Trường PACE)
