12 ĐIỀU CPO NÊN LÀM TRONG 30 NGÀY LÀM VIỆC ĐẦU TIÊN TẠI CÔNG TY

Ông Ken Norton – người đã có hơn 13 năm kinh nghiệm quản lý sản xuất tại Google Ventures (nay được gọi là GV), đã tư vấn cho hàng loạt doanh nghiệp trong việc quản lý sản xuất và hỗ trợ tổ chức các hội thảo hữu ích. Ông đã chia sẻ một vài phương pháp “khởi động” hiệu quả trong 30 ngày đầu tiên dành cho các CPO. Theo đó, các CPO cần phải chú trọng phát triển theo công thức 3P: People/ Con người; Product/ Sản phẩm; Personal/ Cá nhân.

PEOPLE/ CON NGƯỜI

1. Đặt ra những mong đợi rõ ràng

Từ góc độ nhìn nhận của công ty, vai trò của bạn là phải phát triển quy trình quản lý sản xuất ngay lập tức khi vừa đảm nhận vị trí CPO. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu vào kế hoạch phát triển, bạn nên đánh giá và hoạch định lại những mong đợi rõ ràng về điều bạn sẽ triển khai. Hãy tập trung vào mục tiêu đầu tiên, chính là thống nhất những mong đợi của bạn và tổ chức.

2. Trao đổi 1-1 với từng thành viên trong đội ngũ

Dựa vào quy mô của công ty, điều này có thể chiếm một vài giờ hoặc toàn bộ một tháng đầu tiên của bạn. Nhưng dù ít hay nhiều, bạn hãy cố gắng sắp xếp thời gian để có thể trao đổi và chia sẻ về những mong đợi, mục tiêu, kế hoạch với từng cá nhân trong đội ngũ, tổ chức của mình.

Ông Ken Norton khuyến khích mọi người nên đi bộ và chia sẻ những mục tiêu cùng nhau. Điều này sẽ thúc đẩy mọi người có xu hướng chia sẻ và tiếp nhận thông tin dễ dàng hơn với một tinh thần thoải mái thay vì ngồi nhìn chăm chăm vào nhau một cách nghiêm trọng trong phòng họp.

 3. Hãy hỏi rằng “Tôi có thể làm gì để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn?”

Khi bạn đặt câu hỏi này là đồng nghĩa với việc tạo ra một không gian làm việc với tư tưởng giúp đỡ lẫn nhau chứ không phải chỉ huy và ra lệnh. Dựa vào cách các thành viên trả lời bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về cách họ nhận thức vai trò của CPO, cũng như hiểu được những điều mà mọi người mong đợi từ bạn.

4. Hỗ trợ hiệu quả

Đừng chỉ dừng lại ở việc đặt ra những câu hỏi, hãy cố gắng giúp đội ngũ của bạn giảm bớt các áp làm việc sau mỗi cuộc họp. Đặc biệt, các kỹ sư sản xuất sẽ cảm thấy hài lòng và được truyền cảm hứng mạnh mẽ khi làm việc với một CPO có khả năng đảm nhận và kiểm soát các lỗi trong quá trình sản xuất. Từ đó, năng suất và sự hiệu quả sẽ được cải thiện rõ rệt, góp phần thúc đẩy công ty phát triển.

PRODUCT/ SẢN PHẨM

5. Dành thời gian tìm hiểu về cấu trúc chi tiết của quy trình sản xuất với kỹ sư trưởng

Đừng ngại đặt câu hỏi hoặc phân tích sâu vào những vấn đề mà bạn cảm thấy chưa hợp lý. Thay vì những CPO cố gắng gây ấn tượng bằng cách đưa ra nhận định theo góc nhìn cá nhân, thì các kỹ sư sản xuất sẽ càng ấn tượng nhiều hơn với  những CPO sẵn sàng đặt câu hỏi và nói rằng “Tôi chưa hiểu chỗ này cho lắm. Anh có thể giải thích thêm cho tôi được không?”

6. Lắng nghe trước khi thay đổi

Nếu bạn đang lên kế hoạch tạo ra sự thay đổi về sản phẩm và quy trình sản xuất thì việc sắp xếp thông tin, đạt được sự tín nhiệm từ tổ chức và lắng nghe ý kiến từ mọi người là điều cần thiết trước khi bắt đầu. Từ đó, các ý tưởng và suy nghĩ sẽ được định hình hiệu quả hơn và đặc biệt nhất, bạn cũng chứng minh được bản thân là người biết lắng nghe và sẵn sàng tiếp nhận mọi ý kiến từ người khác.

7. Tìm cơ hội để hiểu hơn về khách hàng

Hãy dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để tiếp cận nhiều hơn với khách hàng như gọi một cuộc điện thoại giới thiệu sản phẩm, hỏi thăm khách hàng, đưa ra lời đề nghị hỗ trợ hoặc tương tác với họ qua các hội nhóm, mạng xã hội trên Facebook, Twitter,..

8. Cải thiện sản phẩm

Bên cạnh năng lực chuyên môn, Ken Norton còn đánh giá cao những CPO có khả năng tìm kiếm và sửa lỗi hoặc tạo ra những chức năng trong quy trình sản phẩm dù là nhỏ nhất.

Thiết lập một môi trường phát triển và đặt vấn đề với những chi tiết nhỏ nhất để mọi người có thể cùng nhau giải quyết. Từ đó, quy trình sản xuất sẽ được cải thiện tối đa và mang lại hiệu quả bất ngờ.

PERSONAL/ CÁ NHÂN

9. Văn bản hóa mọi thông tin, quy trình

Hãy đọc bất kỳ thứ gì bạn có thể thu thập từ những OKR (mục tiêu và kết quả then chốt của tổ chức), thông số kỹ thuật, tài liệu thiết kế, website nội bộ,… Nếu bạn vô tình tìm thấy một tập tài liệu đã cũ và đang bị lãng quên thì cũng đừng vội bỏ lỡ nó mà hãy đọc để có được góc nhìn tổng quan hơn. Song song quá trình tìm đọc, bạn hãy dành thêm thời gian để viết ra những thông tin quan trọng cho việc cải thiện chuyên môn và hiệu quả trong công việc.

10. Hoạch định mục tiêu cá nhân

Thay đổi công việc là một quyết định không dễ dàng. Một số thì cảm thấy háo hức với trải nghiệm mới, một số khác lại cảm thấy lo lắng vì những rào cản trong môi trường mới. Dù là cảm giác nào, thì đây vẫn là cơ hội để thiết lập mục tiêu phát triển cá nhân. Hãy luôn giữ một tư tưởng đơn giản nhưng hiệu quả với những câu hỏi như: Điều gì mà bạn đang khao khát được tiếp tục làm? Làm thế nào để giữ được nhiệt huyết khi làm điều này? Bạn cần điều gì để cải thiện khả năng của mình? Bạn có thể làm được tốt hơn từ giai đoạn nào? Hay bạn sẽ đo lường sự tiến bộ của bạn như thế nào?

11. Thiết lập hệ thống hỗ trợ

Hãy thiết lập mọi công cụ và thiết bị hỗ trợ cần thiết nhằm giúp bạn làm việc tốt hơn. Cài đặt mọi phần mềm bạn cần, tạo các bộ lọc thư điện tử hay đăng ký Google News Alerts cho sản phẩm của bạn và đối thủ. Khi có hệ thống hỗ trợ, bạn sẽ nắm bắt thông tin và đưa ra kế hoạch, hướng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.

12. Vui thích với điều bạn làm

Bạn chỉ làm việc hiệu quả khi bạn thật sự yêu thích những điều mà bạn đang làm. Niềm vui sẽ mang lại cho bạn động lực làm việc mỗi ngày và đây cũng là nguồn cảm hứng to lớn không chỉ cho riêng bạn mà còn cho cả tổ chức để cùng hướng đến mục tiêu phát triển.

Nguồn: Thenextweb

Chương trình đào tạo

GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT 
Chief Production Officer (CPO)

Nâng tầm công nghệ quản lý sản xuất

Vui lòng xem thông tin chương trình tại đây

CÁC BÀI VIẾT CÙNG DANH MỤC

Đối tác toàn cầu của PACE