Quản lý thời gian kiểu Jim Collins

Nói đến Jim Collins là nói đến sự rèn luyện tính kỉ luật. Tác giả của Good to Great (Từ Tốt đến Vĩ Đại) và Built to Last (Xây Dựng để Trường Tồn) không chỉ hiểu sâu sắc sự bền bỉ bên trong của các công ty và các nhà lãnh đạo hoạt động tốt nhất mà còn nổi tiếng về tính kỉ luật và năng suất công việc cao. Ông còn là vận động viên chạy, một nhà leo núi - minh chứng của sự khỏe mạnh, dẻo dai.

Làm thế nào ông quản lý thời gian của mình?- "Tôi sử dụng một chiếc đồng hồ bấm giờ", ông trả lời.

Điều đó có nghĩa rằng: giống bất cứ nhà nghiên cứu, tác giả và tư vấn kinh doanh cực kỳ bận rộn và thành công nào, ông luôn chạy từ cuộc họp này đến cuộc họp khác, lúc nào cũng chặt kín lịch với chiếc Blackberry , tính toán công việc bằng phút và giây? Khi tôi gặp Jim tại một cuộc họp thường niên của CIPD (tổ chức nhân lực và phát triển), tôi hỏi về phong cách làm việc của ông và tôi ngạc nhiên nhận thấy rằng để lấp đầy thời gian của mình, ông cố tình làm trống nó.

Khi ông nói rằng ông sử dụng một chiếc đồng hồ bấm giờ, ông ám chỉ rằng ông theo dõi thời gian của mình để đảm bảo rằng ông có thể hiệu quả nhất từ thời gian làm việc của mình. Ông chia cuộc sống của ông thành từng khối: 50% thời gian sáng tạo, 30% thời gian giảng dạy và 20% thời gian làm các việc khác ("những việc tình cờ, bất ngờ nhưng cần phải làm").

Jim lấy ra một mảnh giấy và vẽ một bức tranh gồm bốn khối chồng lên nhau. Chỉ vào khối trên đỉnh ông nói: "Tôi dành thời gian từ 8 giờ sáng đến trưa để suy nghĩ, đọc và viết". Ông rút mọi thiết bị điện tử, gồm cả kết nối mạng. Mặc dù ông có tiếng là thu mình, khi được hỏi về điều này, ông trả lời: "Tôi không ẩn dật. Nhưng tôi cần phải ở trong "hang" để làm việc".

Sau bữa trưa, ông thường ở trong văn phòng với các nhà nghiên cứu hoặc với khách hàng. (Công việc của ông khác với những việc một người luôn mong muốn lấp đầy thời gian với những cuộc họp, các cuộc gọi điện thoại và thư điện tử. Tuy vậy, ông không muốn "nhầm lẫn giữa hoạt động với năng suất"). Vào cuối buổi chiều, ông thường xem xét lại mọi việc và tổng kết lại để làm sáng tỏ mọi việc. Và sau đó là đến bữa tối, sau đó có thể là viết lách thêm và đi ngủ.

Một trong những câu nói ưa thích của ông là câu nói của một tiểu thuyết gia người Pháp nổi tiếng nguyên tắc Gustave Flaubert là: "Gọn gàng, ngăn nắp trong cuộc sống thì có thể bành trướng và sáng tạo trong công việc". Với Collins, công việc đạt hiệu quả cao đòi hỏi chuỗi tư duy chất lượng cao. "Khoảng trắng" như ông vẫn gọi, "là sự tiên quyết cho những tư suy sáng tạo và mới mẻ. Đó chính thời gian ông không có lịch biểu làm việc vì vậy ông có thể thả lỏng đầu óc, giống như việc một cái bình cũ được đổ đầy rượu mới".

Ông có ý định sử dụng 100 ngày trong năm tới trong "khoảng trắng". Rochelle Myers, một người thầy rất giỏi đã dạy tôi rằng bạn không thể tạo ra cho cuộc sống của bạn một tác phẩm nghệ thuật nếu bạn không làm việc với một bức tranh đẹp. (Một phần thông thái trong triết lý của Collins: "Nói ít. Chứng minh nhiều")

Rõ ràng là Collins đã sống khác với hầu hết chúng ta, bởi vì, là một tác giả có sách bán chạy nhất, ông hoàn toàn có điều kiện để làm như vậy. (Nhưng thậm chí cả khi ông không thể làm được điều đó - trước khi nổi tiếng - ông đã dùng thời gian để suy nghĩ rất nhiều và viết về cuốn sách đầu tiên của ông có tên Built to Last gạt bỏ những lời đề nghị làm tư vấn của các công ty lớn muốn ông làm việc cho họ. Và ông tin rằng chính "thời gian ở trong hang" đó là lúc ông suy nghĩ đến sự thành công.)

Vì vậy ông thách thức chúng ta "có thể sử dụng" thời gian khoảng trắng. Ông tự hỏi rằng liệu cái nhịp độ quá khẩn trương, xô bồ có thực sự đưa các công ty đến bất cứ nơi nào không (thực tế, các công ty phát triển ồ ạt lại thường chính là các công ty đang suy giảm như ông chỉ ra trong cuốn sách gần đây của ông How the Mighty Fall - Người khổng lồ gục ngã như thế nào).

Cuối những bài phát biểu chủ đạo của mình, ông thường hô hào cổ vũ những giám đốc nhân sự tạo ra khoảng trắng của riêng họ - thậm chí chỉ là nửa tiếng mỗi ngày. Tôi có thể nghe thấy suy nghĩ của mọi người: "Ý kiến hay. Tôi thích điều đó. Nhưng tôi không có thời gian!"

>> Đọc thêm: Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Vai trò và cách cải thiện

(Bài viết của Bronwyn Fryer trên Harvard Business Publishing)