Gemba Walk là một trong các phương pháp trực quan được ứng dụng phổ biến trong sản xuất tinh gọn giúp nhận diện lãng phí, hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu suất tổng thể. Phương pháp này sẽ đạt hiệu quả nhất khi cả lãnh đạo và đội ngũ đều được chuẩn bị kỹ lưỡng, đồng thời nắm rõ mục tiêu và kỳ vọng trước khi bắt đầu.
Gemba Walk là gì?
Gemba Walk là một phương pháp quản trị tinh gọn (Lean Management) trong đó lãnh đạo hoặc quản lý trực tiếp đến “Gemba” - thuật ngữ tiếng Nhật nghĩa là “nơi diễn ra công việc thực tế” để quan sát quy trình, lắng nghe nhân viên và thu thập thông tin nhằm cải tiến hiệu quả hoạt động. Mục tiêu của Gemba Walk là nhận diện lãng phí, phát hiện vấn đề ngay tại nguồn và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục. Thay vì dựa hoàn toàn vào báo cáo hoặc dữ liệu gián tiếp, người lãnh đạo sử dụng Gemba Walk để trải nghiệm thực tiễn, hiểu rõ bối cảnh và đưa ra quyết định dựa trên những gì nhìn thấy và nghe được tại hiện trường.
Trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu đang chuyển mình mạnh mẽ với xu hướng số hóa và tối ưu vận hành, Gemba Walk trở thành một công cụ được nhiều doanh nghiệp tái áp dụng hoặc nâng cấp dưới dạng kết hợp giữa quan sát trực tiếp và phân tích dữ liệu thời gian thực. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này nằm ở tính minh bạch và tương tác hai chiều: nhân viên cảm nhận được sự quan tâm thực sự từ lãnh đạo, còn nhà quản lý thì có cơ hội hiểu sâu những thách thức vận hành hằng ngày.
Gemba Walk là phương pháp đi đến hiện trường để nhận diện vấn đề, phát hiện lãng phí và tìm cơ hội cải tiến quy trình
Gemba Walk ảo là gì?
Gemba Walk ảo là hình thức áp dụng nguyên tắc của Gemba Walk truyền thống nhưng sử dụng công nghệ số để quan sát, theo dõi và đánh giá hoạt động tại hiện trường mà không cần có mặt trực tiếp. Thay vì bước xuống nhà máy, văn phòng hay dây chuyền sản xuất, lãnh đạo và quản lý có thể “đi Gemba” thông qua các nền tảng hội nghị trực tuyến, hệ thống camera, cảm biến IoT, dữ liệu thời gian thực hoặc phần mềm quản lý quy trình.
Hình thức này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh các doanh nghiệp phân tán nhiều địa điểm, làm việc từ xa hoặc gặp trở ngại về di chuyển (ví dụ: đại dịch, chi phí đi lại cao,..). Điểm mạnh của Gemba Walk ảo là khả năng kết nối nhanh, ghi nhận và lưu trữ dữ liệu tức thời, đồng thời tích hợp phân tích số liệu để đưa ra quyết định chính xác hơn. Tuy nhiên, nó vẫn cần kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, cũng như kỹ năng giao tiếp hiệu quả để đảm bảo tinh thần “trực tiếp trải nghiệm” của Gemba không bị mất đi.
Gemba Walk là hình thức quan sát hiện trường thông qua các nền tảng trực tuyến từ xa
Mục đích của Gemba Walk là gì?
Mục đích của Gemba Walk là giúp lãnh đạo và quản lý trực tiếp quan sát quy trình làm việc tại hiện trường, từ đó nhận diện lãng phí, phát hiện vấn đề, hiểu rõ bối cảnh vận hành và thúc đẩy cải tiến liên tục. Thông qua việc lắng nghe ý kiến nhân viên và chứng kiến công việc thực tế, Gemba Walk tạo điều kiện xây dựng văn hóa minh bạch, tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ và đưa ra quyết định dựa trên thông tin xác thực, thay vì chỉ dựa vào báo cáo hoặc dữ liệu gián tiếp.
Lợi ích khi áp dụng Gemba Walk trong doanh nghiệp
Lợi ích khi áp dụng Gemba Walk trong doanh nghiệp có thể được nhìn nhận trên nhiều khía cạnh:
-
Nâng cao hiệu suất và chất lượng: Giúp phát hiện kịp thời các điểm nghẽn, lãng phí hoặc sai sót trong quy trình để có biện pháp cải thiện nhanh chóng.
-
Tăng cường sự gắn kết nhân viên: Khi lãnh đạo hiện diện tại hiện trường và lắng nghe ý kiến, nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có động lực đóng góp.
-
Ra quyết định chính xác hơn: Dữ liệu và thông tin thu thập trực tiếp giúp giảm sai lệch, hỗ trợ đưa ra giải pháp sát thực tế.
-
Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục: Khuyến khích mọi cấp trong tổ chức cùng tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa công việc.
-
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm: Góp phần tạo môi trường làm việc rõ ràng, mọi vấn đề được nhìn nhận công khai và xử lý có trách nhiệm.
Gemba Walk góp phần thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục
Các nguyên tắc trong Gemba Walk
Đi đến nơi công việc xảy ra (Go See)
Đây là nguyên tắc đầu tiên của Gemba Walk để quan sát bằng mắt, lắng nghe bằng tai và cảm nhận bằng trải nghiệm thực tế. Khi hiện diện tại hiện trường, lãnh đạo có thể nhận thấy những chi tiets mà báo cáo hoặc dữ liệu khó thể hiện đầy đủ, từ điều kiện làm việc, nhịp độ vận hành đến những thách thức phát sinh. Việc, “đi xem” không nhằm mục đích trỉ trích hay sữa lổi ngay lập tức mà để thu thập thông tin và tạo điều kiện đối thoại cởi mở với đội ngũ tuyến đầu.
Hỏi để hiểu (Ask why)
Đặt câu hỏi “tại sao” là cách đào sâu để khám phá nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Nguyên tắc này giúp phân biệt giữa biểu hiện bên ngoài và nguyên nhân thực sự, tránh đưa ra giải pháp dựa trên giả định. Một phương pháp thường được áp dụng là “5 Whys” - liên tục hỏi “tại sao” nhiều lần để bóc tách các lớp nguyên nhân và đi đến cốt lõi. Cách tiếp cận này không chỉ hỗ trợ cải tiến quy trình mà còn thúc đẩy văn hóa tư duy phản biện, khuyến khích mọi thành viên cùng tìm kiếm lời giải đúng đắn.
Thể hiện sự tôn trọng (Show Respect)
Một chuyến Gemba Walk hiệu quả luôn gắn liền với tinh thần tôn trọng con người. Điều này được thể hiện qua việc lãnh đạo giữ thái độ lắng nghe chân thành, ghi nhận nỗ lực của nhân viên và xem họ như những đối tác trong quá trình cải tiến. Sự tôn trọng còn thể hiện ở việc mời gọi ý kiến đóng góp, phản hồi và thực sự hành động dựa trên những đề xuất này. Khi nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình có giá trị và được hiện thực hóa, họ sẽ chủ động hơn trong việc hợp tác, đề xuất giải pháp và duy trì tiêu chuẩn chất lượng.
Tập trung vào quy trình, không đổ lỗi cá nhân
Gemba Walk hướng sự chú ý vào việc tối ưu hệ thống, cải thiện luồng công việc và loại bỏ trở ngại, thay vì quy trách nhiệm cho cá nhân. Việc tập trung vào quy trình giúp duy trì môi trường trao đổi minh bạch, nơi mọi người cảm thấy an toàn để chia sẻ vấn đề và ý tưởng cải tiến. Cách tiếp cận này không chỉ giảm căng thẳng mà còn tạo điều kiện để bàn bộ tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung: nâng cao hiệu suất và chất lượng một cách bền vững.
Cần đặt các câu hỏi có chiều sâu và thể hiện sự tôn trọng khi Gemba Walk
Quy trình thực hiện một Gemba Walk hiệu quả
- Bước 1: Thông báo trước cho nhóm hoặc nhân viên
- Bước 2: Chuẩn bị các câu hỏi
- Bước 3: Tiến hành quan sát
- Bước 4: Tương tác và đặt câu hỏi
- Bước 5: Tổng kết và theo dõi
Bước 1: Thông báo trước cho nhóm hoặc nhân viên
Trước khi thực hiện Gemba Walk, điều quan trọng là phải thông báo rõ ràng cho nhóm hoặc cá nhân sẽ được quan sát. Việc này giúp họ hiểu rằng Gemba Walk không phải là một cuộc kiểm tra bất ngờ hay giám sát vi phạm, mà là một phương pháp cải tiến liên tục, tập trung vào việc hiểu rõ quy trình, phát hiện vấn đề và cùng nhau tìm giải pháp.
Khi được chuẩn bị tâm lý trước, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, an tâm hơn và sẵn sàng hợp tác, chia sẻ thực tế công việc một cách cởi mở. Sự minh bạch trong giao tiếp cũng góp phần xây dựng niềm tin giữa lãnh đạo và nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung: nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Bước 2: Chuẩn bị các câu hỏi
Trước khi bắt đầu Gemba Walk, việc chuẩn bị trước một bộ câu hỏi là điều cần thiết để đảm bảo buổi quan sát diễn ra có trọng tâm và hiệu quả. Các câu hỏi nên hướng đến việc làm rõ quy trình, phát hiện điểm nghẽn, hiểu rõ khó khăn của nhân viên và khai thác các cơ hội cải tiến.
Người quan sát có thể sử dụng kĩ thuật 5 Whys để đào sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tránh chỉ nhìn thấy các biểu hiện bề nổi. Đồng thời, kết hợp một checklist quan sát được thiết kế theo từng khu vực hoặc công đoạn. Điều này giúp việc ghi nhận thông tin trở nên hệ thống, không bỏ sót các chi tiết quan trọng trong suốt quá trình Gemba Walk.
Bước 3: Tiến hành quan sát
Trong quá trình Gemba Walk, việc quan sát nên được thực hiện một cách thận trọng và có hệ thống. Thay vì can thiệp hoặc đánh giá ngay tại chỗ, người quan sát được khuyến khích tập trung vào việc ghi nhận trung thực các hoạt động thực tế đang diễn ra. Những điểm bất thường, các thao tác lặp lại, sự gián đoạn trong quy trình hoặc các yếu tố gây lãng phí có thể được ghi chú lại bằng sổ tay hoặc thiết bị di động, tùy theo điều kiện cho phép.
Mặc dù có thể phát sinh những ý tưởng cải tiến ngay trong lúc quan sát, nhưng việc đưa ra giải pháp tức thời thường không mang lại hiệu quả lâu dài. Thay vào đó, nên ưu tiên việc thu thập đầy đủ thông tin để phục vụ cho quá trình phân tích chuyên sâu sau đó. Cách tiếp cận này cho phép khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu thực tế, đồng thời tạo điều kiện áp dụng các công cụ cải tiến phù hợp như chu trình PDCA, giúp đảm bảo các đề xuất đưa ra có tính khả thi và bền vững hơn.
Bước 4: Tương tác và đặt câu hỏi
Bước này giúp người quan sát có thể hiểu sâu sắc hơn về những vấn đề thực tế đang diễn ra tại hiện trường. Tuy nhiên, khi tương tác đặt câu hỏi, cần giữ thái độ tôn trọng và chân thành, xem họ như những chuyên gia trong công việc của mình. Tránh việc đặt câu hỏi mang tính “điều tra” hay “trách móc” thay vào đó hãy đặt các câu hỏi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ những khó khăn, thách thức họ gặp phải trong quy trình làm việc.
Bước 5: Tổng kết và theo dõi
Sau khi hoàn thành Gemba Walk, việc tổng hợp lại các quan sát và chia sẻ kết quả với nhóm là một bước không thể thiếu để đảm bảo sự minh bạch và xây dựng lòng tin. Ngay cả trong trường hợp không phát hiện ra vấn đề hay sáng kiến mới, việc truyền đạt những ghi nhận và bài học rút ra vẫn góp phần tạo nên sự hiểu biết chung và tránh cảm giác bị giám sát đơn thuần.
Đồng thời, nếu có các quyết định hoặc thay đổi dựa trên những quan sát từ Gemba Walk, việc thông báo kịp thời và giải thích rõ ràng về mục đích cũng như lợi ích của những thay đổi đó sẽ giúp nhóm dễ dàng tiếp nhận và đồng thuận, đồng thời thúc đẩy sự tham gia tích cực trong quá trình cải tiến liên tục.
Hãy chuẩn bị các câu hỏi trước khi triển khai Gemba Walk
Những lỗi thường gặp khi thực hiện Gemba Walk
Dù Gemba Walk là công cụ hiệu quả để lãnh đạo tiếp cận thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những sai sót làm giảm giá trị của hoạt động này:
- Tiến hành Gemba Walk mà không xác định mục tiêu rõ ràng.
- Tập trung tìm lỗi cá nhân thay vì xem xét toàn bộ quy trình.
- Quan sát qua loa hoặc đặt câu hỏi đóng, thiếu chiều sâu thông tin.
- Không ghi chép dữ liệu để phân tích và theo dõi kết quả.
- Thực hiện Gemba Walk không đều đặn, thiếu tính nhất quán.
- Tiến hành như một cuộc kiểm tra đột xuất, gây áp lực cho nhân viên.
- Kết thúc buổi Gemba Walk mà không đưa ra phản hồi hay giải pháp.
Một số câu hỏi liên quan đến Gemba Walk
Một vòng Gemba Walk mất bao lâu?
Thời lượng của một buổi Gemba Walk có thể diễn ra chưa tới 30 phút hoặc kéo dài đến vài giờ, tùy theo quy mô hoạt động và mục tiêu quan sát. Bên cạnh đó, thời gian Gemba Walk cũng bị ảnh hưởng bởi trách nhiệm của người quản lý và mức độ am hiểu về quy trình mà họ cần nắm vững.
Bao lâu Gemba Walk một lần?
Tần suất Gemba Walk tùy thuộc vào vai trò và mục tiêu của từng cấp quản lý. Các giám sát viên nên thực hiện hằng ngày để theo dõi sát quy trình. Trưởng phòng hoặc quản lý cấp trung có thể thực hiện mỗi tuần, tập trung vào từng khu vực cụ thể. Đối với lãnh đạo cấp cao, Gemba Walk hàng tháng giúp duy trì kết nối với hiện trường và thúc đẩy cải tiến toàn diện
Sự khác biệt giữa Gemba và MBWA là gì?
MBWA (Management by Walking Around - Quản lý bằng cách đi dạo) là phương pháp khuyến khích quản lý, đặc biệt từ cấp trung trở lên, thường xuyên đi quanh nơi làm việc để quan sát, lắng nghe và kết nối trực tiếp với nhân viên. Tuy nhiên, cách tiếp cận này thường mang tính ngẫu hứng, thiếu cấu trúc và đôi khi khiến nhân viên cảm thấy bị giám sát bất ngờ.
Gemba Walk có thể diễn ra hàng tuần tùy vào quy mô và tính chất công việc
Ngược lại, Gemba Walk là hoạt động được lên kế hoạch rõ ràng, có mục tiêu cụ thể và định hướng cải tiến. Nhân viên nên được thông báo trước về thời điểm và mục đích của buổi đi hiện trường để đảm bảo sự minh bạch và tạo không khí đối thoại tích cực.
Gemba Walk mang đến góc nhìn thực tiễn giúp lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt và định hướng cải tiến phù hợp. Khi được tích hợp vào nhịp vận hành của doanh nghiệp, hoạt động này giúp tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh, tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Cùng lúc, tinh thần gắn kết trong đội ngũ được củng cố, hướng mọi thành viên đến chất lượng vượt trội và cải tiến không ngừng.
