Mục tiêu chính của JD trong tuyển dụng là trình bày rõ ràng tất cả các khía cạnh của vai trò công việc, những phúc lợi, quyền lợi cho người ứng tuyển. Mô tả công việc hiệu quả giúp nhà tuyển dụng thu hút các ứng viên phù hợp để áp dụng cho vai trò công việc được đề xuất trong doanh nghiệp.
JD là gì?
JD được viết tắt là Job Description. JD là bản mô tả công việc, trình bày chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm, các yêu cầu khác cũng như quyền lợi, phúc lợi để ứng viên hình dung ra công việc, vị trí ứng tuyển. JD thường được sử dụng trong quá trình tuyển dụng để mô tả vị trí công việc và thu hút ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
Trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng thường trình bày ngắn gọn, dễ hiểu với ngôn từ đơn giản, rõ ràng, giúp ứng viên nắm rõ về những yêu cầu, nội dung công việc và xem xét xem nó có phù hợp với năng lực, định hướng của bản thân không.
Ý nghĩa của JD
Đối với ứng viên
- Cho biết liệu công việc đang được đề cập có phù hợp với sở thích, bộ kỹ năng, mục tiêu và đạo đức của bản thân hay không
- Trong kỳ vọng mà công ty muốn ở ứng viên, bản thân họ sẽ nhận định xem bản thân có đủ năng lực để chịu trách nhiệm hay không
- Chuẩn bị cho quá trình phỏng vấn được chỉn chu, chuyên nghiệp hơn
- Các ứng viên có thể kiểm tra các mức lương nếu có trong bản mô tả công việc để so sánh nhiều công ty trong một ngành nhất định và quyết định nên ứng tuyển vào vai trò nào
Nói tóm lại, JD giúp ứng viên có một cái nhìn tổng quan về công việc mà họ đang xem xét, đánh giá xem vị trí đó có phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân hay không. Nếu JD được viết rõ ràng và cụ thể, nó sẽ giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn và nắm bắt được những gì công ty đang tìm kiếm, kỳ vọng.
Đối với nhà tuyển dụng
- Xác định cụ thể vị trí công việc và đặt kỳ vọng rõ ràng cho vị trí đó
- Thu hút ứng viên có trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
- Giúp các ứng viên chưa phù hợp có thể loại bỏ vị trí đó để tránh làm mất thời gian cho cả hai bên
- Cung cấp một điểm tham chiếu cho các nhà quản lý và nhân sự để đánh giá hiệu suất của nhân viên mới so với các trách nhiệm được nêu trong bản mô tả công việc
Nhìn chung, đối với doanh nghiệp, JD giúp định hình một vị trí công việc rõ ràng và đảm bảo rằng các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cần thiết. Đảm bảo ứng viên hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của họ. JD cũng là một công cụ hữu ích để đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên, định hướng cho sự phát triển nghề nghiệp của bản thân.
Nội dung cần có trong Job Description
Khi biên soạn một bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng cần hình dung ra các mục nội dung chính như sau:
- Tên vị trí cần tuyển
- Mô tả công việc
- Trách nhiệm trong công việc
- Chuyên môn, kỹ năng
- Trình độ học vấn
- Môi trường làm việc
- Phúc lợi và chế độ đãi ngộ
- Lương thưởng
Tên vị trí cần tuyển
Nhà tuyển dụng cần nêu rõ chức danh, vị trí cụ thể, thuộc bộ phận nào trong doanh nghiệp.
Mô tả công việc
Mô tả công việc là một phần quan trọng của Job Description (JD). Phần này giúp ứng viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết để đảm nhiệm vị trí đó.
Mô tả công việc cần phải cụ thể và chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể hàng ngày, hàng tuần. Cũng cần nêu rõ các yêu cầu công việc như sử dụng công cụ, phần mềm, thiết bị, thời gian làm việc, các tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được.
Trách nhiệm trong công việc
Phần này giúp ứng viên hình dụng được nhiệm vụ cụ thể mà vị trí này đảm nhận. Điều này tác động to lớn tới chất lượng công việc của tập thể. Theo đó, trách nhiệm công việc trong JD cần nêu rõ về yêu cầu công việc, nhiệm vụ cụ thể, mức độ quan trọng của, các kỹ năng cần thiết để đảm nhiệm vị trí đó.
Chuyên môn, kỹ năng
Đây là điều kiện cần của một vị trí công việc, phần nội dung này bao gồm các yêu cầu về kỹ năng, chuyên môn, niềm đam mê. Nếu doanh nghiệp đang tuyển “mở”, tức là với những người đang ứng tuyển trái ngành, có đam mê và định hướng rõ ràng vị trí công việc này thì có thể thêm vị trí thực tập sinh, trainee,...
Trình độ học vấn
Về yêu cầu trình độ học vấn trong JD thì phụ thuộc vào tính chất và yêu cầu của công việc. Với những vị trí yêu cầu kiến thức chuyên môn, trình độ học vấn thường là một yêu cầu bắt buộc. Ví dụ như vị trí kỹ sư, bác sĩ, luật sư, giáo viên,... thường yêu cầu ứng viên có bằng cấp liên quan và trình độ học vấn cao.
Tuy nhiên, đối với một số vị trí như kinh doanh, Marketing, Event, PR,... trình độ học vấn không phải là yêu cầu bắt buộc, mà các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quan sát, giải quyết vấn đề,... và kinh nghiệm là yêu cầu quan trọng hơn.
Môi trường làm việc
Phần môi trường làm việc tại doanh nghiệp giúp ứng viên hiểu rõ về công ty, văn hóa doanh nghiệp. Bao gồm mô tả các giá trị, tôn chỉ và phong cách làm việc của công ty, giúp ứng viên hiểu rõ về văn hóa và định hướng doanh nghiệp. Mô tả các chính sách và cơ hội phát triển nghề nghiệp, đào tạo, hỗ trợ tài chính hay các hoạt động ngoại khóa giúp nhân viên phát triển kỹ năng và trải nghiệm mới,...
Phúc lợi và chế độ đãi ngộ
Phần phúc lợi và chế độ đãi ngộ trong JD nên được nêu ra minh bạch, rõ ràng, chẳng hạn bao gồm một số thông tin như bảo hiểm (BHYT, BHXH, BHTN,...), chế độ nghỉ phép (nghỉ phép năm, nghỉ phép ốm, nghỉ phép tai nạn,...), các chương trình đào tạo phát triển, hỗ trợ ăn trưa, giữ xe,...
Lương thưởng
Với từng vị trí công việc sẽ có lương thưởng tương ứng. Theo đó, trong JD cần nêu ra số lương cơ bản, phụ cấp, thưởng hoặc nhiều doanh nghiệp cũng sẽ để mức lương thương lượng sau trong buổi phỏng vấn.
Một mẫu JD hay cần đáp ứng yêu cầu gì?
5 lời khuyên này có thể giúp các chuyên gia nhân sự xây dựng bản mô tả công việc thu hút các ứng viên phù hợp, bao gồm:
- Thông tin cần thiết trong các phần riêng biệt
- Hãy viết tốt
- Làm cho nó ngắn gọn
- Đúng với ứng viên mục tiêu
- Cập nhật thường xuyên
Thông tin cần thiết trong các phần riêng biệt
Tổng quan về công ty, tóm tắt công việc và giải thích về trách nhiệm, kỹ năng, trình độ cần thiết giúp ứng viên xác định xem vị trí đó có phù hợp với họ hay không. Đưa ra các chính sách phúc lợi, đặc quyền công việc để thu hút những ứng viên phù hợp. Hãy phân ra các phần riêng biệt và ghi nội dung cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu.
Hãy viết tốt
Chất lượng của bản mô tả công việc phản ánh trực tiếp về đặc tính của công ty. Một mô tả công việc hấp dẫn, toàn diện và ngắn gọn thể hiện tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Do đó, nhà tuyển dụng nên viết một cách ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn truyền đạt được văn hóa doanh nghiệp trong từng câu chữ, đảm bảo những văn hóa đó sẽ thu hút, gọi mời được các ứng viên tiềm năng và phù hợp.
Làm cho nó ngắn gọn
Hãy đảm bảo JD phải thật ngắn gọn nhưng đi vào trọng tâm, các ứng viên tiềm năng có thể sẽ bỏ qua một bản mô tả công việc dài dòng, lan man.
Đúng với ứng viên mục tiêu
Hãy nhớ rằng bản mô tả công việc dành cho một ứng viên phù hợp. Sử dụng ngôn ngữ đàm thoại, hấp dẫn phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp. Mô tả công việc một cách chính xác bằng cách bao gồm các nhiệm vụ dự kiến và các kỹ năng mềm cần thiết,...
Cập nhật thường xuyên
Định kỳ xem xét JD để đảm bảo chúng phản ánh chính xác vai trò. Nếu một vị trí thay đổi để bao gồm nhiều trách nhiệm hơn, hãy cập nhật vị trí đó. Mô tả công việc phù hợp là điều cần thiết để các quy trình nhân sự hoạt động trơn tru.
Các bước xây dựng Job Description
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Thu thập thông tin
- Phác thảo bản mô tả công việc
- Phê chuẩn bản mô tả công việc
- Kiểm tra và sửa chữa JD
- Cập nhật JD
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Ở bước này, cần xác định số lượng và các vị trí cần tuyển, phân tích yêu cầu công việc, xác định thời gian tuyển dụng và nguồn tuyển dụng phù hợp. Các công việc này sẽ giúp đảm bảo tuyển dụng được nhân viên phù hợp với công việc và đáp ứng nhu cầu của công ty.
Thu thập thông tin
Trong bước thu thập thông tin, bộ phận nhân sự cần làm việc với các bộ phận liên quan để hiểu rõ về nhu cầu tuyển dụng và vị trí cần tuyển. Cần hỏi ý kiến từ các nhân viên đã làm việc tại vị trí đó hoặc các nhân viên có liên quan để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu của công việc. Ngoài ra, phòng nhân sự cũng cần tìm hiểu về các yêu cầu, chính sách và quy trình tuyển dụng của công ty để đảm bảo JD đáp ứng được các yêu cầu này.
Phác thảo bản mô tả công việc
Phác thảo bản mô tả công việc là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng Job Description. Bản mô tả công việc cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ cụ thể của vị trí đó, các kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả làm việc của người giữ vị trí đó.
Phác thảo bản mô tả công việc giúp người viết JD tổ chức thông tin một cách rõ ràng, cụ thể và súc tích, đồng thời giúp người đọc JD hiểu rõ hơn về vị trí công việc và yêu cầu của công ty. Đảm bảo sự ăn nhập giữa các vị trí công việc và các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả làm việc của công ty.
Phê chuẩn bản mô tả công việc
Sau khi hoàn thành bản mô tả công việc, bản JD đó cần được phê chuẩn bởi cấp trên và các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin được cung cấp. Việc phê chuẩn bản mô tả công việc cũng giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan đến quản lý vị trí đó trong quá trình tuyển dụng và quản lý sau đó.
Kiểm tra và sửa chữa JD
Kiểm tra lại giúp đảm bảo rằng JD được viết một cách chính xác, không có sai sót về lỗi chính tả hay nhầm lẫn về chức năng của vị trí công việc, đảm bảo chúng đã đầy đủ thông tin. Việc kiểm tra và sửa chữa JD cũng giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các JD trong công ty và giữa JD với các quy trình và chính sách tuyển dụng trong tổ chức.
Cập nhật JD
Doanh nghiệp và thị trường lao động thay đổi thường xuyên, do đó việc cập nhật JD giúp đảm bảo nó vẫn phù hợp với các yêu cầu và mục tiêu của công ty, cũng như đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường lao động.
Lưu ý khi lập JD
- Mô tả chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí công việc, đảm bảo sự rõ ràng, đầy đủ và không bị lặp lại. Cần sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
- Nên ghi rõ các yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm
- Cung cấp thông tin về môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp để ứng viên hiểu rõ hơn về nơi họ sẽ làm việc và có thể quyết định được xem có phù hợp với công ty hay không. Bởi có người sẽ thích sự ổn định, chuyên nghiệp, có người thích năng động, linh hoạt
- Cần ghi rõ các quyền lợi, chế độ phúc lợi như mức lương, bảo hiểm, nghỉ phép, chế độ làm việc linh hoạt, cơ hội thăng tiến, đào tạo và phát triển nghề nghiệp để thu hút ứng viên
- Trước khi đăng tải JD hoặc gửi cho ứng viên, cần kiểm tra và sửa chữa lại JD để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.
Câu hỏi thường gặp về JD
Phân biệt JD và JP
JP là viết tắt của Job Profile, có nghĩa là hồ sơ công việc. Nếu xét về chức năng thì JD và JP cũng khá giống nhau. Tuy nhiên, nếu JD dùng để mô tả chi tiết công việc làm gì, như thế nào, thì JP giúp ứng viên hiểu được công việc cần làm và tiêu chí cụ thể để đánh giá công việc đó.
Bên cạnh đó, trong khi JD liệt kê các công việc mà người đảm nhiệm vị trí đó cần phải thực hiện trong doanh nghiệp. Ngược lại, JP dùng để liệt kê theo lĩnh vực, nhóm công việc mà ứng viên ứng tuyển.
Những hạn chế của JD
- Không thể đảm bảo sự phù hợp của ứng viên: Mỗi ứng viên là một cá nhân riêng biệt, có những kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách khác nhau. Các yếu tố này không thể được đo lường hoàn toàn nếu chỉ dựa trên JD
- Thiếu sự linh hoạt: JD có thể không đủ linh hoạt để đáp ứng các thay đổi trong công việc, môi trường làm việc, nhu cầu của doanh nghiệp hoặc thị trường
- Không phản ánh được văn hoá và môi trường làm việc: JD không thể đảm bảo rằng những ứng viên đó phù hợp với văn hoá và môi trường làm việc của doanh nghiệp
- Không phản ánh được khả năng phát triển của ứng viên: JD chỉ mô tả công việc và yêu cầu của vị trí công việc hiện tại, nó không thể đảm bảo ứng viên đó có khả năng phát triển và đóng góp nhiều hơn trong tương lai hay không.
Một chiến lược nhân sự hiện đại phải kết hợp các mô tả công việc chính xác và hiệu quả, điều này góp phần giúp doanh nghiệp tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động hiện nay. Các JD hoàn chỉnh và được viết tốt, rõ ràng cho phép bộ phận nhân sự xây dựng một kế hoạch nhằm thúc đẩy quy trình tuyển dụng, tạo ra sự gắn kết và giữ chân nhân viên thành công.
