Cách đây 6 tháng bạn thu hút được một khách hàng lớn và cả công ty hết sức vui mừng với thành công này. Bạn hết sức tận tụy làm việc với khách hàng, hỗ trợ nhiệt tình để giao sản phẩm tận tay người mua và vui mừng gửi hoá đơn đến khách hàng, chờ đợi mang về một khoản lợi nhuận đáng kể cho công ty. Nhưng 30 ngày trôi qua mà bạn không nhận được hồi âm. Rồi 60 ngày, 90 ngày qua và vẫn không có động thái tích cực nào. Gánh nặng của món nợ khó đòi này bỗng chốc biến khách hàng trong mơ của bạn trở thành cơn ác mộng.
Quản lý nợ là một khâu hết sức thiết yếu đối với sự tồn tại và thành công của công ty bạn. Tuy nhiên nhiều công ty vẫn đang loay hoay tìm thời gian, nguồn lực, kỹ năng và cả cách thức hiệu quả nhất để thu hồi những khoản nợ khó đòi này. Dưới đây là 12 bí quyết hạn chế sự dây dưa thanh toán của các khách hàng, đảm bảo dòng tiền của công ty bạn không bị tắc nghẽn bởi những nguyên nhân khó chịu này:
1. Soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh: yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.
2. Thể hiện ngày cụ thể trong hoá đơn của bạn. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.
3. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty của bạn: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
4. Email hoá đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện để rút ngắn được quá trình thu hồi.
5. Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, hãy quên việc gửi email hay thư từ nhắc nhở đi vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi.
6. Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, bạn hãy xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn đang trao đổi.
7. Phải chắc chắn bạn đang nói chuyện với người có khả năng quyết định chi trả. Nếu bạn không thể gặp trực tiếp người đó, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Hãy yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.
8. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Đừng la hét hay đe doạ.
9. Đòi hỏi cam kết chính xác. Đừng để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Bạn phải yêu cầu con số chính xác vào một thời gian chính xác. Sau đó lập lại các cam kết để xác nhận, tránh mọi nguy cơ hiểu lầm và sau cuộc gọi gửi một email xác nhận nội dung.
10. Luôn luôn lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,… Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.
11. Phải luôn luôn theo dõi khi khách hàng từ chối tôn trọng cam kết chi trả: Hãy yêu cầu rõ ràng là bạn muốn được thông báo nếu khách hàng không thể chi trả đúng thời hạn và xác định rõ ràng ngày bạn có thể nhận được thanh toán.
12. Thuê một tổ chức chuyên thu nợ. Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này.
Nguồn: National Federation and Independent Businesses (http://www.nfib.com)
