Agenda là gì? 7 Bước xây dựng Agenda chuẩn chỉnh

Agenda nhằm giúp các cuộc họp luôn đi đúng chủ đề, hiệu quả và hướng tới mục tiêu. Mỗi buổi họp, mỗi sự kiện và mỗi ngày làm việc đều có thể được hình thành và điều chỉnh thông qua một agenda chặt chẽ.

Agenda là gì?

Agenda hay còn gọi là chương trình nghị sự, là một danh sách các chủ đề, mục tiêu cần được thảo luận hoặc hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, thường là trong một cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện. Agenda giúp mọi người tham gia biết trước những gì sẽ được thảo luận và đảm bảo một cuộc họp được diễn ra hiệu quả và đúng trọng tâm.

Hay nói một cách đơn giản, Agenda là những vấn đề phát sinh cần được giải quyết trong các cuộc họp, hội nghị. Agenda khi đi kèm với các từ khác trong nhiều ngữ cảnh khác nhau sẽ cho ra nghĩa khác nhau, chẳng hạn như Environmental agenda – Chương trình nghị sự môi trường, Event agenda – Chương trình sự kiện, Feminist agenda – Chương trình nghị sự nữ quyền,...

Các thuật ngữ thường bị nhầm lẫn với Agenda

• Schedule: Lịch trình thường được hiểu là một danh sách các hoạt động được sắp xếp theo thời gian. Nó thường tập trung vào việc xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động, cũng như thời gian di chuyển giữa các hoạt động. Lịch trình thường chi tiết và cụ thể hơn so với Agenda.

• Diary: Nhật ký là ghi chép cá nhân về suy nghĩ, cảm xúc và trải nghiệm, thường theo phong cách tự do. Trong khi hương trình nghị sự là công cụ lập kế hoạch và tổ chức, theo dõi các cuộc hẹn, nhiệm vụ và deadline.

• Timetable: Tập trung vào thời gian diễn ra các hoạt động, thường được sử dụng cho các hoạt động có lịch trình cố định và ít thay đổi, chẳng hạn như lịch học, lịch tàu xe,... Nó ít chi tiết về nội dung của các hoạt động hơn so với agenda.

• Plan: Một bản chi tiết về các bước cần thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Thường bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ, thời hạn và nguồn lực cần thiết. Kế hoạch thường mang tính tổng quan và chiến lược hơn so với Agenda.

• Outline: Đề cương là một bản tóm tắt ngắn gọn về các điểm chính của một tài liệu hoặc bài thuyết trình. Nó thường được sử dụng để sắp xếp các ý tưởng và giúp người đọc hoặc người nghe dễ dàng theo dõi.

• Memo: Một văn bản ngắn gọn được sử dụng để truyền đạt thông tin hoặc hướng dẫn cho một hoặc nhiều người. Ghi nhớ thường được sử dụng để cập nhật thông tin nhanh chóng hoặc để ghi lại các quyết định đã được đưa ra. Ghi nhớ thường ít chính thức hơn so với Agenda.

• Schema: Sơ đồ, biểu đồ hoặc hình ảnh đại diện cho cấu trúc hoặc mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau. Sơ đồ thường được sử dụng để minh họa các khái niệm phức tạp hoặc để tóm tắt thông tin, nó thường ít chi tiết hơn so với Agenda.

• Itinerary: Một kế hoạch chi tiết cho một chuyến đi hoặc hành trình, bao gồm thông tin về các điểm đến, phương tiện di chuyển, chỗ ở và các hoạt động. Hành trình thường chi tiết và cụ thể hơn so với Agenda.

Tại sao cần có Agenda?

Agenda có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành hiệu quả các cuộc họp, hội thảo, sự kiện. Nó mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa thời gian, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể:

1. Cung cấp thông tin trước cho người tham dự
2. Tổ chức cuộc họp hiệu quả
3. Tăng cường sự tập trung và tham gia của người tham dự
4. Ghi chép và lưu trữ thông tin
5. Phân công trách nhiệm rõ ràng

Cung cấp thông tin trước cho người tham dự

Agenda đóng vai trò như bản hướng dẫn chi tiết, giúp người tham dự nắm bắt đầy đủ nội dung chính sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Nhờ vậy, họ có thể chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, thu thập thông tin cần thiết, trau dồi kiến thức liên quan và đưa ra những ý kiến đóng góp sáng suốt, phù hợp hơn. Việc chia sẻ Agenda trước cuộc họp cũng thể hiện sự tôn trọng thời gian và sự chuyên nghiệp của người tổ chức, tạo dựng thiện cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực từ phía người tham dự.

Tổ chức cuộc họp hiệu quả

Được xem như kim chỉ nam, Agenda giúp điều phối cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ và mục tiêu đã đề ra. Người chủ trì có thể dễ dàng điều hướng các nội dung thảo luận, đảm bảo không xảy ra tình trạng lan man, lạc đề, lãng phí thời gian quý báu. Agenda cũng giúp theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu, điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết và đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.

Tăng cường sự tập trung và tham gia của người tham dự

Khi được thông báo trước về nội dung thảo luận, người tham dự sẽ có xu hướng tập trung cao độ, chủ động theo dõi và tích cực tham gia vào cuộc họp. Nhờ vậy, họ có thể đóng góp ý kiến một cách hiệu quả, cùng nhau giải quyết vấn đề và đưa ra những quyết định sáng suốt. Agenda cũng giúp hạn chế việc đưa ra các chủ đề không liên quan, đảm bảo cuộc họp luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

Ghi chép và lưu trữ thông tin

Agenda đóng vai trò như bản ghi chép tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, bao gồm các chủ đề thảo luận, ý kiến đóng góp, quyết định đưa ra và các nhiệm vụ được phân công. Sau cuộc họp, Agenda có thể được lưu trữ để tham khảo cho các mục đích khác nhau như theo dõi tiến độ thực hiện các quyết định, chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo hoặc tìm kiếm thông tin cần thiết.

Phân công trách nhiệm rõ ràng

Đây là công cụ hữu ích để phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên tham dự sau khi thảo luận về các vấn đề. Việc phân công rõ ràng giúp đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó thúc đẩy tiến độ công việc, nâng cao hiệu quả chung và nâng cao tinh thần trách nhiệm cho mỗi thành viên trong tập thể.

Thế nào là một Agenda chuẩn chỉnh?

Không có một mẫu Agenda nào là hoàn hảo cho tất cả các trường hợp. Người thực hiện cần linh hoạt điều chỉnh mẫu Agenda cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Một Agenda chuẩn đẹp có thể bao gồm các tiêu chí sau:

• Bố cục hợp lý, rõ ràng và dễ đọc. Các mục tiêu, thời gian và nội dung cần được sắp xếp một cách logic và có thứ tự.

• Một agenda tốt cần có thời gian được phân bổ hợp lý cho mỗi mục tiêu hoặc hoạt động. Nó cũng cho phép thời gian dự phòng để đối phó với những việc bất ngờ hoặc trễ giờ.

• Chi tiết, cung cấp đủ thông tin để mọi người hiểu rõ về các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần thực hiện, bao gồm các thông tin quan trọng như địa điểm, người phụ trách, mục tiêu,...

• Thiết kế hấp dẫn và chuyên nghiệp, sử dụng font chữ dễ đọc, màu sắc và hình ảnh hợp lý để làm nổi bật thông tin quan trọng.

• Sự linh hoạt và thích ứng, tức là nó có khả năng thay đổi, điều chỉnh khi cần thiết. Cho phép thay đổi kế hoạch hoặc thêm mới các mục tiêu trong quá trình họp.

• Đồng nhất về kiểu chữ, cách bố trí và các yếu tố thiết kế.

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh sự mơ hồ nhằm đảm bảo mọi người có thể nắm bắt được thông tin một cách hiệu quả nhất.

Các yếu tố cần có trong Agenda

Tiêu đề cuộc họp

Tiêu đề rất quan trọng trong một Agenda, cần được thể hiện ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Nên sử dụng những từ khóa chính để người tham dự dễ dàng nhận biết và nắm bắt chủ đề chính của cuộc họp. Lưu ý hạn chế tối đa 50 ký tự để đảm bảo tính thẩm mỹ và tránh gây rối mắt. Đồng thời, cần tránh sử dụng những từ ngữ gây hiểu lầm hoặc đánh lừa người tham dự.

Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự

• Thời gian: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc dự kiến của cuộc họp. Nên dự trù thêm thời gian cho các phần thảo luận hoặc giải đáp thắc mắc nếu cần thiết.

• Địa điểm: Nêu rõ địa điểm cụ thể, bao gồm tên phòng, tòa nhà (nếu có). Việc lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh, hình ảnh và sự tập trung của người tham dự.

• Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ và đơn vị/phòng ban của tất cả những người tham dự cuộc họp. Nhằm giúp người chủ trì dễ dàng quản lý danh sách tham dự và nắm bắt vai trò, trách nhiệm của từng thành viên.

Mục đích

Mục đích thể hiện lý do tổ chức cuộc họp và mong muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc. Mục đích cần được nêu rõ ràng, súc tích và có thể đo lường được. Việc xác định mục đích cụ thể sẽ giúp người tham dự hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong cuộc họp, từ đó tập trung thảo luận và đưa ra những giải pháp hiệu quả.

Nội dung chương trình

Phần này liệt kê chi tiết các chủ đề thảo luận, trình bày, báo cáo trong cuộc họp. Cần sắp xếp các chủ đề theo thứ tự logic và ưu tiên, đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần. Ghi rõ người trình bày/chủ trì cho mỗi chủ đề để đảm bảo trách nhiệm và theo dõi tiến độ.

Các vấn đề cần giải quyết

Các vấn đề cần được xác định rõ ràng, có thể hành động và liên quan đến mục đích của cuộc họp. Việc tập trung vào giải pháp thay vì chỉ thảo luận vấn đề sẽ giúp cuộc họp đi vào trọng tâm và đạt được kết quả mong muốn.

Lưu ý nên sử dụng những từ ngữ ngắn gọn, súc tích để thể hiện tính khẩn cấp của vấn đề. Có thể phân loại các vấn đề theo mức độ ưu tiên để dễ dàng giải quyết. Đồng thời chuẩn bị sẵn các phương án giải quyết cho từng vấn đề để thảo luận trong cuộc họp.

7 Bước xây dựng Agenda cho cuộc họp

• Bước 1. Xác định mục đích và chủ đề của cuộc họp
• Bước 2. Trả “Who – Where – When” trong phần đầu
• Bước 3. Hỏi ý kiến người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận
• Bước 4. Trình bày các nội dung chính
• Bước 5. Liệt kê các câu hỏi cần giải đáp
• Bước 6. Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề
• Bước 7. Rà soát lại toàn bộ Agenda và điều chỉnh cho phù hợp

Bước 1. Xác định mục đích và chủ đề của cuộc họp

Đây là bước đầu tiên nhưng rất quan trọng trong việc xây dựng Agenda. Người thực hiện cần dành thời gian để suy nghĩ kỹ về mục đích và chủ đề/ tiêu đề của cuộc họp.

• Mục tiêu cụ thể của cuộc họp là gì? Muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc? Ví dụ: "Đưa ra quyết định về chiến lược marketing mới cho quý tới", "Giải quyết vấn đề X đang ảnh hưởng đến tiến độ dự án Y", "Thống nhất các mục tiêu và KPI cho bộ phận Z".

• Vấn đề chính cần được thảo luận là gì? Những khía cạnh nào liên quan đến chủ đề chính? Ví dụ: "Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh", "Đánh giá các phương án marketing khác nhau", "Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên".

Để đảm bảo tính chính xác trong Agenda, khi thực hiện bước 1 cần thảo luận kỹ lưỡng cùng các đồng nghiệp hoặc những thành viên có liên quan. Giúp người thực hiện có thêm nhiều thông tin hữu ích về chủ đề, tiêu đề cho Agenda.

Bước 2. Trả “Who – Where – When” trong phần đầu

Phần này cần được thể hiện bên dưới tiêu đề Agenda. Nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, thẩm mỹ, cần cung cấp rõ ràng, chi tiết về các thông tin trong bước 2 này.

• Ai tham dự: Liệt kê đầy đủ danh sách những người tham dự, bao gồm cả người dẫn dắt, diễn giả và người tham gia. Xác định rõ vai trò của từng người trong cuộc họp.

• Địa điểm: Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp, có thể là trực tiếp hoặc trực tuyến. Nếu tổ chức trực tiếp, hãy ghi rõ địa chỉ, phòng họp và cách thức di chuyển. Nếu tổ chức trực tuyến, hãy ghi rõ nền tảng họp (Zoom, Google Meet,...) và thông tin truy cập.

• Thời gian: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp. Nên dự trù thêm thời gian cho phần chào hỏi, giới thiệu và kết thúc.

Ví dụ:

• Người tham dự:
  • Giám đốc marketing
  • Trưởng nhóm marketing
  • Các nhân viên marketing
  • Đại diện bộ phận bán hàng
• Địa điểm: Phòng họp Bạch Thái Bưởi lầu 2, tòa nhà A, 314 Nguyễn Trãi, Quận 1
• Thời gian: 9:00 - 11:00 sáng, Thứ Sáu, ngày 24 tháng 09 năm 2024

Bước 3. Hỏi ý kiến người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận

Để đảm bảo cuộc họp tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất đối với mọi người, người thực hiện Agenda nên thu thập ý kiến của người tham dự trước khi xây dựng. Có thể thực hiện điều này bằng cách gửi email hoặc khảo sát cho họ. Khuyến khích họ đóng góp những chủ đề, câu hỏi hoặc đề xuất liên quan đến mục đích chính của cuộc họp. Đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia và cuộc họp sẽ tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất đối với họ.

Ví dụ:

Tiêu đề Email: "Xin ý kiến cho cuộc họp về chiến lược marketing quý tiếp theo"

Nội dung:

“Kính gửi các anh/chị/em,

Như mọi người đã biết, chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp để thảo luận về chiến lược marketing cho quý tiếp theo vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].

Để đảm bảo cuộc họp tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất đối với mọi người, tôi rất mong nhận được ý kiến về những vấn đề mà các anh/chị/em muốn được thảo luận trong cuộc họp.

Vui lòng chia sẻ ý kiến của bạn qua [link khảo sát] trước [ngày].

Cảm ơn các anh/chị/em đã dành thời gian.

Trân trọng,

[Tên người thực hiện Agenda]”

Bước 4. Trình bày các nội dung chính

Liệt kê các chủ đề chính cần được thảo luận trong cuộc họp theo thứ tự ưu tiên. Ghi rõ thời gian dự kiến dành cho mỗi chủ đề. Việc này giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ và tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất.

Ngoài ra, hãy xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề. Người dẫn dắt cần đảm bảo rằng cuộc thảo luận diễn ra theo đúng mục tiêu và tiến độ, đồng thời tạo điều kiện cho tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia.

Ví dụ:

• 9:00 AM - 9:30 AM: Chào hỏi và giới thiệu (Người dẫn dắt: Giám đốc Marketing)
• 9:30 AM - 10:00 AM: Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh (Người dẫn dắt: Trưởng phòng Marketing)
• 10:00 AM - 10:30 AM: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng kênh marketing (Người dẫn dắt: Chuyên viên Marketing)
• 10:30 AM - 11:00 AM: Lập kế hoạch Marketing chi tiết cho Quý III năm 2024.

Bước 5. Liệt kê các câu hỏi cần giải đáp

Xem xét kỹ lưỡng từng chủ đề chính đã được làm rõ trong Bước 4. Xác định những điểm mấu chốt, vấn đề cốt lõi và các khía cạnh cần được làm rõ trong mỗi chủ đề.

Tiến hành thu thập câu hỏi từ nhiều nguồn:

• Người xây dựng Agenda cũng nên tự đặt ra những câu hỏi chủ chốt liên quan đến bản chất và mục tiêu của mỗi chủ đề thảo luận.

• Gửi email hoặc khảo sát cho người tham dự để họ đóng góp những câu hỏi mà họ mong muốn được giải đáp trong cuộc họp.

• Nếu cần thiết, hãy tham khảo ý kiến của những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm liên quan đến chủ đề thảo luận để có thêm những câu hỏi chuyên sâu và thiết thực nhất.

Liệt kê đầy đủ tất cả những câu hỏi cần thiết để giải quyết các vấn đề cốt lõi và đạt được mục tiêu của cuộc họp. Tránh bỏ sót những câu hỏi quan trọng có thể ảnh hưởng đến kết quả thảo luận. Đồng thời, nên dự trù thêm một số câu hỏi bổ sung để linh hoạt điều chỉnh trong quá trình họp.

Sau đó gửi danh sách câu hỏi cho người tham dự trước cuộc họp để họ có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị câu trả lời và suy nghĩ về những vấn đề sẽ được thảo luận.

Sử dụng danh sách câu hỏi như kim chỉ nam để dẫn dắt cuộc thảo luận đi đúng hướng và tập trung vào những vấn đề quan trọng. Linh hoạt điều chỉnh thứ tự các câu hỏi nếu cần thiết để phù hợp với diễn biến thực tế của cuộc họp. Ghi chép lại những câu hỏi mới phát sinh trong quá trình thảo luận để có thể giải đáp sau.

Bước 6. Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề

Người dẫn dắt sẽ có trách nhiệm điều phối thảo luận, thúc đẩy sự tham gia của mọi người và hướng dẫn cuộc họp đi đúng hướng. Do vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau khi lựa chọn người dẫn dắt cho từng chủ đề trong Agenda:

• Người dẫn dắt cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng về chủ đề thảo luận để có thể giải đáp các câu hỏi, định hướng thảo luận và đưa ra những đánh giá, nhận định có giá trị. Nên ưu tiên lựa chọn những người có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan đến chủ đề thảo luận.

• Người dẫn dắt cần có kỹ năng dẫn dắt, điều phối thảo luận hiệu quả để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, logic và thu hút sự tham gia của tất cả mọi người.

• Nếu cuộc họp thảo luận về một vấn đề có nhiều quan điểm khác nhau, cần lựa chọn người dẫn dắt giữ lập trường trung lập, khách quan và không thiên vị cho bất kỳ ý kiến nào. Đồng thời đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội bày tỏ quan điểm và được lắng nghe một cách công bằng.

Bước 7. Rà soát lại toàn bộ Agenda và điều chỉnh cho phù hợp

Sau khi đã hoàn thành các bước xây dựng Agenda, cần dành thời gian để rà soát và điều chỉnh toàn bộ nội dung để đảm bảo sự hoàn chỉnh, logic và phù hợp với mục đích cuộc họp. Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong Bước 7:

• Xem xét kỹ lưỡng tất cả các nội dung trong Agenda, đảm bảo chúng liên quan chặt chẽ đến mục đích chính của cuộc họp và được trình bày một cách logic, rõ ràng.

• Xác minh tính chính xác của tất cả thông tin, bao gồm tên, chức danh, địa điểm, thời gian, nội dung thảo luận, câu hỏi cần giải đáp,...

• Sửa chữa lỗi chính tả, ngữ pháp và thông tin sai lệch.

• Đánh giá tính hợp lý của thời gian dành cho từng chủ đề thảo luận, đảm bảo thời gian được phân bổ phù hợp với tầm quan trọng của nội dung.

• Xem xét điều chỉnh thời gian nếu cần thiết để đảm bảo tất cả vấn đề quan trọng được thảo luận đầy đủ.

• Đánh giá số lượng câu hỏi cần giải đáp so với thời gian dành cho thảo luận.

• Định dạng văn bản rõ ràng, dễ đọc. Sử dụng tiêu đề, phụ đề và điểm nhấn để làm nổi bật nội dung quan trọng. Thêm logo công ty hoặc hình ảnh minh họa nếu cần thiết. Lưu Agenda dưới dạng PDF hoặc tài liệu dễ chia sẻ.

Mẫu Agenda cho các doanh nghiệp

Mẫu 1: Agenda cho cuộc họp team hàng tuần

Mẫu 2: Agenda cho cuộc họp hàng tháng

Tiêu đề cuộc họp: CUỘC HỌP ĐỊNH KỲ HẰNG THÁNG 2024 CỦA PHÒNG MARCOM

Thời gian: ..h00 ngày… tháng… Học viện Quản lý PACE, tầng 2, Tòa nhà PACE

Thành phần tham dự: Toàn bộ nhân sự phòng MarCom

Mục đích:...

Nội dung chi tiết của cuộc họp:

Một số câu hỏi thường gặp về Agenda

Ai sở hữu Agenda?

Người tổ chức cuộc họp hoặc người điều phối thường sở hữu Agenda. Trong một số trường hợp, một cá nhân khác, chẳng hạn như chuyên gia về chủ đề hoặc đại diện của tổ chức bên ngoài, có thể có quyền sở hữu.

Agenda của cuộc họp nên ở dạng nào?

Không có câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi này. genda có thể được tạo trong tài liệu, bảng tính, PDF hoặc phần mềm quản lý dự án chuyên dụng của Google.

Khi nào nên sử dụng Agenda?

Nên sử dụng Agenda cho tất cả các cuộc họp – hoặc ít nhất là những cuộc họp trang trọng. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, đi đúng hướng hoặc hoàn thành một mục tiêu cụ thể trong cuộc họp thì Agenda là một công cụ tuyệt vời để đạt được điều đó.

Một số cuộc họp có thể diễn ra mà không có Agenda không?

Các cuộc họp nhanh giải quyết các vấn đề hiện tại nhỏ hơn không cần một chương trình nghị sự chặt chẽ. Ví dụ: Một nhà văn liên hệ với người quản lý nội dung để được hỗ trợ về một vấn đề nhất định. Người quản lý nội dung trả lời bằng liên kết cuộc họp để thảo luận sâu hơn về vấn đề. Không cần có Agenda trong những tình huống này.

Các Agenda đơn giản nhất được định dạng dưới dạng danh sách có dấu đầu dòng ngắn. Các chương trình nghị sự phức tạp hơn có thể bao gồm các mô tả chi tiết, bao gồm cả kết quả mong đợi cho từng mục và tài liệu tham khảo như báo cáo và đề xuất để xem xét trước cuộc họp. Agenda chính thức cũng sẽ bao gồm thông tin về thời gian và người trình bày cho từng hạng mục trong chương trình.

Nếu tham gia một cuộc họp mà không có sự chuẩn bị trước, mọi thứ rất dễ chệch hướng và làm lãng phí thời gian của nhóm. Những vấn đề này thường bắt nguồn từ việc thiết kế Agenda kém. Một Agenda hiệu quả đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì cần diễn ra trong cuộc họp. Nó giúp các thành viên chuẩn bị và phân bổ thời gian hợp lý, thu hút những người tham gia quan tâm về cùng một chủ đề và xác định khi nào thì cuộc thảo luận có thể hoàn tất.