Trong bối cảnh toàn cầu hóa và công nghệ phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm những giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí vận hành. Một trong những giải pháp được ưa chuộng hiện nay là dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh, hay còn gọi là BPO.
BPO là gì?
BPO (viết tắt của Business Process Outsourcing) là thuê ngoài quy trình kinh doanh hay gia công quy trình kinh doanh. Dễ hiểu hơn, BPO là hình thức thuê ngoài một đơn vị khác để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Thay vì tự thực hiện các công việc thì doanh nghiệp sẽ ủy thác cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài với mục tiêu tối ưu hóa chi phí, cải thiện hiệu suất và tập trung vào các hoạt động cốt lõi.
Tại Việt Nam, thuật ngữ BPO xuất hiện nhiều từ năm 2005 tuy nhiên có tốc độ phát triển chậm. Tính đến 2007, chỉ mới có 17% doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng dịch vụ này do lo ngại bị mất tầm kiểm soát, không an toàn về tính bảo mật, chất lượng kém,.. Tuy nhiên, tốc độ phát triển của dịch vụ thuê ngoài BPO của Việt Nam đang dần có sự thay đổi lớn khi thuộc top 5 quốc gia có chất lượng dịch vụ BPO tốt hàng đầu thế giới năm 2014. Đứng vị trí thứ 7 trên 78 quốc gia về Chỉ số Vị trí dịch vụ toàn cầu năm 2023 của Kearney.
Theo Statista, quy mô thị trường BPO toàn cầu đã tạo ra doanh thu 280.643,5 triệu USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ đạt 525.228,5 triệu USD vào năm 2023. Trong đó, dịch vụ khách hàng là phân khúc được dự báo là có tiềm năng lợi nhuận cao và có mức tăng trưởng nhất.
BPO là viết tắt của Business Process Outsourcing, nghĩa là thuê ngoài quy trình kinh doanh
Cách thức hoạt động của quy trình dịch vụ thuê ngoài
Quy trình dịch vụ thuê ngoài bắt đầu từ quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Đối với các startup, quyết định này thường xuất phát từ nhu cầu tập trung nguồn lực hạn hẹp vào hoạt động cốt lõi. Trong khi đó, các doanh nghiệp lâu đời có thể xem xét thuê ngoài như một phương án tối ưu hóa chi phí và hiệu suất. Quá trình này đòi hỏi một đánh giá toàn diện, cân nhắc giữa lợi ích tiềm năng như tiết kiệm chi phí, tiếp cận chuyên môn cao cấp, với những rủi ro như mất kiểm soát và vấn đề bảo mật thông tin.
Sau khi quyết định thuê BPO được đưa ra, doanh nghiệp bước vào giai đoạn triển khai đầy thách thức. Việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dừng lại ở so sánh giá cả và năng lực, mà còn phải xem xét sự tương thích về văn hóa và khả năng hợp tác lâu dài. Quá trình chuyển giao công việc đòi hỏi một kế hoạch quản lý thay đổi kỹ lưỡng, bao gồm việc điều chỉnh quy trình làm việc, đào tạo nhân viên và xử lý các vấn đề về nhân sự. Bên cạnh đó, vấn đề tài chính của việc thuê ngoài cũng cần được quản lý cẩn thận, từ các khoản chi phí trực tiếp cho dịch vụ đến cả chi phí chuyển đổi, quản lý hợp đồng và các tác động về thuế.
Đặc biệt, sự thành công của hoạt động BPO phụ thuộc rất lớn vào khả năng tích hợp công nghệ. Việc đầu tư vào các giải pháp phần mềm để kết nối liền mạch giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp là không thể thiếu. Mức độ đầu tư này phụ thuộc vào quy mô của đơn vị BPO và tình trạng hạ tầng công nghệ hiện có của cả hai bên. Khi được thực hiện đúng cách, hoạt động thuê ngoài BPO có thể mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và biến động.
Dịch vụ thuê ngoài BPO giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi thế cạnh tranh đáng kể
Lợi ích của BPO
- Chi phí hiệu quả
- Triển khai dự án linh hoạt
- Tập trung vào năng lực cốt lõi
- Tiếp cận công nghệ tiên tiến
- Mở rộng phạm vi kinh doanh
Chi phí hiệu quả
Các nhà cung cấp BPO thường có khả năng thực hiện các quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chính thông qua nhiều phương thức khác nhau, bao gồm cả việc giảm thiểu chi phí thuế. Khi thuê ngoài, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể các chi phí phát sinh từ việc duy trì đội ngũ nhân viên nội bộ, đầu tư cơ sở hạ tầng và công nghệ. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc Startup (khởi nghiệp) có nguồn lực hạn chế, đây là giải pháp tối ưu để tối ưu hóa tài chính và vận hành hiệu quả hơn.
Một nghiên cứu về lực lượng lao động tại Philippines đã phát hiện ra rằng, việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 70% đến 90% tiền lương trả cho nhân viên mỗi năm.
Triển khai dự án linh hoạt
Bên cạnh chi phí thì tính linh hoạt là một trong những nguyên nhân chính khiến cho hơn 40% nhà lãnh đạo quyết định lựa chọn dịch vụ thuê ngoài BPO. Các hợp đồng BPO thường cho phép điều chỉnh cách thức thực hiện các quy trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước sự thay đổi của thị trường và điều chỉnh theo nhu cầu phát triển.
Hơn nữa, việc sử dụng BPO mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt trong việc mở rộng hoặc gia hạn các gói dịch vụ, đảm bảo có thể kích hoạt bất cứ khi nào cần thiết mà không bị ràng buộc về thời gian hay quy mô.
Tập trung vào năng lực cốt lõi
BPO tạo điều kiện cho doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn lực vào các chức năng cốt lõi và chiến lược trọng yếu, trong khi những hoạt động không mang tính cốt lõi được giao phó cho các chuyên gia chuyên nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể khai thác triệt để thế mạnh nội tại, gia tăng hiệu suất tổng thể, thúc đẩy đổi mới và củng cố lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Tiếp cận công nghệ tiên tiến
Đầu tư vào công nghệ và phần mềm hiện đại có thể là gánh nặng tài chính lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, các nhà cung cấp BPO luôn được trang bị các công nghệ, thiết bị và cơ sở hạ tầng tiên tiến nhất trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Cũng nhờ áp dụng các công nghệ mới và phần mềm tự động hóa, BPO có khả năng cung cấp công việc chất lượng cao với tốc độ nhanh hơn.
Hơn nữa, khi hợp tác với các đơn vị BPO, doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn lực chuyên môn và công nghệ hiện đại mà họ không thể tự đầu tư. Điều này không chỉ thúc đẩy đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn cải thiện đáng kể về tốc độ, chi phí và hiệu suất làm việc, mang lại nhiều giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Mở rộng phạm vi kinh doanh
Thuê ngoài BPO là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh mà không cần đầu tư quá nhiều vào nguồn lực nội bộ hay cơ sở hạ tầng. Bằng cách hợp tác với các đối tác BPO có chuyên môn cao, doanh nghiệp có thể dễ dàng thâm nhập vào các thị trường mới hoặc mở rộng các dòng sản phẩm/dịch vụ của mình. BPO không chỉ đảm bảo hiệu suất và chất lượng ổn định mà còn giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn.
Dịch vụ thuê ngoài BPO giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh
Các hình thức của BPO
Dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) có thể được phân loại dựa trên vị trí địa lý của nhà cung cấp dịch vụ so với doanh nghiệp. Mỗi hình thức BPO mang đến những lợi ích và thách thức khác nhau, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Offshore Outsourcing
Offshore Outsourcing là hình thức thuê ngoài mà doanh nghiệp hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ ở các quốc gia trên thế giới ngoài nước sở tại. Sự phát triển vượt bậc của Internet đã giúp việc kết nối toàn cầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, cho phép doanh nghiệp có thể thuê ngoà