Khi hệ thống quản lý thất bại - Tại sao nhân viên lại không làm theo những gì bạn muốn họ làm?

Các giám đốc luôn băn khoăn tại sao nhân viên lại không làm theo những gì họ được giao hay được chỉ định phải làm. Cho dù phần trách nhiệm có thuộc về cá nhân các nhân viên, giám đốc cũng cần chịu phần lỗi về mình. Bất cứ nhân viên nào cũng muốn thành công trong công việc. Tôi không nghĩ có ai đó thức dậy vào buổi sáng rồi  lại nói rằng “Tôi nghĩ hôm nay tôi sẽ làm hỏng chuyện thôi.” Nhiều lý do khiến nhân viên không có trách nhiệm là vì sự thất bại trong hệ thống quản lý nhân viên.

Để đặt câu hỏi cho Tiến sỹ W. Edwards Deming (Cha đẻ của trào lưu chất lượng ở Hoa Kỳ) rằng “Thế còn hệ thống công việc làm cho nhân viên thất bại thì sao?”, một cuộc kiểm tra hệ thống công việc đã đưa ra được các câu trả lời đáng quan tâm.

Tại sao nhân viên lại không làm theo những gì bạn muốn họ làm?

Trong cuốn sách cột mốc của mình “Tại sao nhân viên lại không làm theo những gì họ nên làm và Chúng ta phải làm gì đây”, nhà tư vấn và nhà văn Ferdinand Fournies cho rằng lý do là do nhân viên không biết họ nên làm gì. Các quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên biết rõ họ nên làm những gì.

Các nhà quản lý làm điều này bằng cách tạo nên hệ thống quản lý hiệu quả. Họ giúp nhân viên bằng việc phát triển và sử dụng 5 hệ thống quản lý then chốt.

Hệ thống quản lý: Thiết lập mục tiêu và Sự gắn kết với nhân viên

Bạn sẽ muốn thiết kế hệ thống quản lý nhân viên về thiết lập mục tiêu và sự gắn kết với nhân viên nhằm tạo điều kiện cho nhân viên thành công.

Giúp thiết lập mục tiêu tổng thể cho bộ phận và cho từng công việc một. Nhận trách nhiệm thực hiện các mục tiêu mà công ty đòi hỏi bạn đạt được và cả các mục tiêu mà bạn chủ động lập ra nữa.

Trao đổi với các nhân viên trong bộ phận của bạn về các mục tiêu cần đạt của từng việc hay tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào việc lập mục tiêu, giúp các nhân viên nhận thức rõ vai trò của họ trong việc xác lập các mục tiêu.

Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc xác định làm thế nào họ có thể đạt được mục tiêu.

Giúp nhân viên biết về đánh giá và phương thức đánh giá để họ có thể nhìn thấy tiến triển trong việc đạt được các mục tiêu.

Hệ thống quản lý: Ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm các dự án và các hoạt động khác nhằm giúp nhân viên đạt được các mục tiêu của cả bộ phận bằng cách sử dụng các phương pháp ủy nhiệm hệ thống quản lý thật hiệu quả.

Hỗ trợ nhân viên lên kế hoạch tổng thể về ngày tháng và thời hạn cho những việc chính được giao để phê duyệt.

Chia sẻ những ý tưởng bạn có về những sản phẩm hay những gì bạn muốn nhận được sau khi thực hiện

Thiết lập các tiêu chí để đạt thành công.

Họp với nhân viên vào ngày hoàn tất đã định rõ để đánh giá tiến triển và những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện.

Hệ thống quản lý: Hoạch định phát triển thực hiện và Ý kiến phản hồi

Sử dụng quy trình hoạch định phát triển thực hiện nhằm tạo điều kiện cho nhân viên hiểu được các mục tiêu.

Lập kế hoạch phát triển thực hiện ban đầu với từng nhân viên

Họp ít nhất là từng quý để xem xét tiến triển và lập mục tiêu mới nếu cần.

Tổ chức họp hàng tuần với mỗi nhân viên đang chịu trách nhiệm báo cáo để biết tiến triển và các thành tích đạt được.

Hệ thống quản lý: Đào tạo, Giáo dục và Phát triển

Đào tạo giúp nhân viên biết được họ được kỳ vọng đạt những gì trong công việc. Họ cũng cần các kỹ năng và công cụ cần thiết để thành công trong công việc.

Đảm bảo cam kết về các cơ hội phát triển nhân viên đã được đưa ra trong kế hoạch phát triển hành động. (Khả năng phát triển các kỹ năng rất quan trọng đối với động lực và thành công của nhân viên)

Huấn luyện nhân viên phát triển kỹ năng hàng ngày, đối với từng cá nhân, và trong các cuộc họp hàng tuần với bạn.

Hệ thống quản lý: Ghi nhận và Thưởng công

Ghi nhận là hình thức có tác động mạnh nhất của các ý kiến phản hồi về nhân viên. Sự ghi nhận hợp lý và đúng lúc đối với một nhân viên là thông tin phản hồi có thể thúc đẩy nhân viên làm việc nỗ lực hơn đúng như mong muốn của bạn.

Sự ghi nhận đúng lúc sẽ giúp cải thiện khả năng học hỏi và nỗ lực đạt mục tiêu của nhân viên

Ghi nhận những gì mà bạn muốn nhân viên làm

Tại một công ty cấp trung, người ta thực hiện các cuộc khảo sát nhân viên nửa năm 1 lần. Kết quả là nhóm Văn hóa và Giao tiếp không hài lòng với lượng thông tin cụ thể nhận được cho câu hỏi “Làm thế nào công ty khiến bạn cảm thấy ban lãnh đạo công ty đang thực sự quan tâm đến nhân viên?”. Ban khảo sát đã thiết kế lại và đưa ra bảng câu hỏi thứ hai; qua đó, họ khám phá ra rằng yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến việc nhân viên có thực sự cảm nhận sự quan tâm của công ty hay không thì khá tích cực, đó là thời gian tương tác cá nhân với người giám sát trực tiếp của họ. Đúng là rất có ảnh hưởng tác động.

Bạn có áp dụng hệ thống quản lý này chưa? Nhân viên của bạn liệu vẫn đang làm việc như thể họ không biết những gì bạn muốn họ làm?

Dấu hiệu cho thấy nhân viên của bạn không biết về những gì bạn muốn họ làm: công việc không được hoàn thành đúng hạn; sự đình trệ của các dự án, lỗi, thiếu sót; tập trung vào công việc bận rộn không cần thiết; kết quả và sản lượng không đạt như mong đợi, không sẵn lòng yêu cầu giúp đỡ, và không cung cấp cho bạn các thông tin phản hồi kịp thời. Nếu bạn thấy các dấu hiệu này, câu trả lời là hãy gia cố lại 5 hệ thống quản lý mô tả trên đây.

Những nhân viên này không hề ngốc nghếch, họ không phải là không quan tâm, họ không phải là không có động lực. Họ chỉ không biết bạn đang muốn họ làm gì!

(ST)