Nguyên tắc xây dựng một tổ chức hùng mạnh

Một chiều hè, tôi được một người bạn rủ đi chơi golf. Họ có hai người và đang cố tìm thêm hai người nữa. Tôi đồng ý và chúng tôi cùng bàn qua về người thứ tư. Sau một hồi, cuối cùng thì cũng không giải quyết được việc gì và chúng tôi cũng chưa quyết định được ai sẽ có trách nhiệm tìm kiếm người thứ tư kia.

Hôm sau, tôi gặp một anh bạn khác cùng sinh hoạt trong câu lạc bộ. Tôi rủ cùng tham gia và anh bạn tôi đồng ý ngay. Vậy là tôi gọi ngay cho anh bạn tôi báo tin về điều này. Cùng lúc, tôi nhận được tin anh ấy cũng đã rủ được một người khác và thế là chúng tôi bị dư mất một người. Tôi lại phải gọi điện cho anh bạn tôi đã mời và trình bày hoàn cảnh của mình. Rất may, anh bạn tôi cũng hiểu và đồng ý rút lui khỏi danh sách bốn người và đã không có gì bất ổn khác xảy ra.

Tuy nhiên, điều này làm tôi suy nghĩ mãi bởi lẽ chúng tôi có thể đã không vấp phải tình huống trên. Lẽ ra chúng tôi cần phải áp dụng một nguyên tắc tổ chức cơ bản ngay từ cuộc nói chuyện điện thoại đầu tiên: Quyết định ai phải làm gì? Nói theo thuật ngữ kinh tế thì chúng tôi lẽ ra cần chỉ định rõ một người có nhiệm vụ rủ thêm người thứ tư và chỉ định luôn quyền cho người ấy để thực hiện nhiệm vụ đó.

Tầm quan trọng của một tổ chức mạnh

Thật không may, mỗi ngày có hàng trăm những rắc rối về mặt tổ chức phát sinh gây hậu quả trầm trọng hơn, ngay cả ở những tập đoàn lớn hoặc các công ty có sự quản lý tương đối tốt. Nguyên nhân chính là do không xác định được ai làm gì, ai có quyền gì và khi cần thì thông báo cho ai.

Hậu quả từ những rắc rối và không phân định rõ ràng nêu trên là sự chồng chéo,  công việc không đi đúng tiến độ, thái độ giận dữ, bất đồng của những người trong  cuộc hoặc là bỏ việc đấy cho người khác làm còn mình thì tìm hình thức giải lao thư giãn. Xét ở trên phạm vi công ty, hậu quả sẽ là làm giảm hiệu suất làm việc trong khi những chi phí không cần thiết thì lại gia tăng, mất đi vị thế cạnh tranh, mối đoàn kết giữa các thành viên giảm, lợi nhuận giảm và mất đi cơ hội phát triển. Những hậu quả như thế cứ gia tăng và kết quả là làm lãng phí nguồn lực của chúng ta.

Quan sát kỹ hơn những hậu quả do vấn đề tổ chức yếu kém gây ra, tôi dần dần bị thuyết phục rằng ý chí quản lý phải bao gồm cả ý chí tổ chức. Nghĩa là tổ chức là một quy trình quản lý mà trong đó việc tổ chức cũng đồng thời phải là một phần của hệ thống quản lý đó.

Thế nào là một tổ chức mạnh?

Tổ chức là một quy trình quản lý căn bản và đã xuất hiện từ lâu. Nói cách khác, tổ chức là một quá trình lập kế hoạch. Mà hiểu theo cách đơn giản hơn, quá trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiến hành các công việc hoặc các hoạt động để hoàn thành các kế hoạch đã định. Các công việc phải làm và các nhiệm vụ phải thực hiện.

Bước 2: Các hoạt động được phân thành nhóm và chỉ định cá nhân thực hiện.

Bước 3: Phân quyền cho mỗi vị trí để mỗi cá nhân nắm giữ vị trí ấy có quyền thực hiện trách nhiệm của mình hoặc có quyền đề nghị người khác làm thay. Cần phân biệt sự khác nhau giữa quyền hạn (authority) và quyền hành (power). Quyền hành là khả năng hoàn thành công việc - bằng cách tự mình làm, hoặc yêu cầu, ra lệnh cho người khác làm mà có thể cần hoặc không cần phân quyền cho người được thừa lệnh. Người có quyền hành là người được người khác khâm phục, nể sợ, hoặc kính trọng bởi kiến thức, tay nghề, tính cách, tuổi tác, các thành tích đạt được trong quá khứ, … Còn quyền hạn là quyền ra lệnh, để tạo ra quyền hành và sử dụng nó. Nhưng nếu một người có quyền hạn mà không được vị nể, người ấy cũng chỉ có được một chút ít quyền hành.

Bước 4: Xác định mối liên hệ quyền hạn giữa các vị trí. Đó chính là quyết định ai là người cần phải báo cáo và các quyền (nếu có) mà người nắm giữ vị trí đó có được. Điều này giúp cho mọi nhân viên biết được lãnh đạo của mình là ai, họ có quyền gì và phạm vi áp dụng các quyền ấy.

Bước 5: Nên cân nhắc đến các phẩm chất cá nhân bắt buộc phải có để phát huy hiệu suất làm việc cao nhất cho mỗi vị trí. Do vậy, trong thuật ngữ quản lý, lập kế hoạch tổ chức liên quan đến nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ và những yêu cầu cá nhân cho các vị trí. Loại hình lập kế hoạch này là cơ sở để tạo ra và hợp pháp hóa quyền hạn. Đồng thời nó cũng hạn chế những quyền hạn bất hợp pháp.

Cấu trúc tổ chức ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh?

Cấu trúc của một tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả, sự thoả mãn công việc và thái độ của bất kì một nhân viên có năng lực nào.Trong tổ chức kinh doanh, chính phủ hay bất kì một lĩnh vực nào khác, một cá nhân có năng lực không bao giờ chấp nhận có một công việc trái ngành hay có sự phân quyền không rõ ràng. Cần thiết phải có một cấu trúc bất kể bạn có một kế hoạch hoàn hảo hay một mớ lộn xộn.

Kết quả của một kế hoạch có tổ chức chính là bức tranh được vẽ trên biểu đồ tổ chức, với nhưng ô và cột quyền lực trong đó. Việc lập một kế hoạch mang tính tổ chức thực sự phải giải quyết được các hoạt động, niềm đam mê, cảm xúc, và ấn tượng cá nhân. Ngay cả một kế hoạch hoàn hảo cũng sẽ không bù đắp được những khiếm khuyết của con người, nhưng một kế hoạch sai lầm sẽ dẫn đến những điều tồi tệ nhất và gây tổn thất nặng nề cho tổ chức.

Các đường lối chỉ đạo của tổ chức

Cái gọi là các nguyên tắc của tổ chức không có vẻ giống như những gì thường thấy trong các bộ luật đã thông qua, vì thế có thể gọi bằng thuật ngữ  “đường lối chỉ đạo” được đúc kết từ sự quan sát và sự phân tích về những hoạt động trong nhóm được tiến hành như thế nào. Những nguyên lý này vừa mang tính tự nhiên sẵn có của con người, vừa có cảm nhận của những giác quan bình thường, xuất phát tự nhiên trực tiếp từ quá trình lên kế hoạch tổ chức. Vì vậy, sẽ rất hữư ích nếu chúng ta tập hợp chúng theo các bước cơ bản liên quan đến kế hoạch tổ chức. Một cuộc thảo luận ngắn về việc ứng dụng từng bước này sẽ giúp chúng ta biết được nhiệm vụ của mình trong việc xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả.

(Trích lược từ “Ý chí quản lý” (The will to manage), của Marvin Bower)